jueves, 9 de junio de 2011

Normas Públicas de Control Interno

ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOBRE ENDEUDAMIENTO

Deben establecerse registros detallados que permitan organizar y clasificar la documentación correspondiente, así como los procedimientos para asegurar un adecuado control de las operaciones de endeudamiento.

Comentario:

01. La información administrativa del endeudamiento público debe organizarse de manera tal que satisfaga diferentes requerimientos, para mejorar el conocimiento y comprensión de este tipo de operaciones.
02. La información podrá clasificarse considerando, entre otros, los criterios siguientes:

• Las fases de endeudamiento.
• Clases y tipos de deuda (deuda interna, deuda externa, deuda directa, y otras).
• Los acreedores (Gobiernos, organismos internacionales, Banca privada internacional y otros).

03. Un registro de controles de préstamos permite visualizar las obligaciones contraídas por el país en cada período fiscal, e identificar: monto original, plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de cada contrato.

04. Un registro de la deuda privada avalada por el Estado, será útil para la información sobre contingencias en este aspecto. El registro del endeudamiento interno proporciona una visión útil sobre bonos y otros títulos y valores emitidos.

05. Contar con información organizada permitirá conservar en forma adecuada, la memoria institucional de la gestión pública en relación con el endeudamiento del país.
Limitación al alcance

06. Esta norma es de aplicación por el órgano central que administra e informa sobre el endeudamiento público a nivel nacional.

250-02 CONTABILIDAD DE LA DEUDA PUBLICA

Debe implementarse una adecuado sistema de contabilidad gerencial de la deuda pública que permita el registro de las operaciones de endeudamiento, asegurando la preparación de información financiera detallada, confiable y oportuna.

Comentario:

01. Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con información válida y confiable sobre la deuda pública. El proceso contable de las operaciones de endudamiento público debe tener un diseño apropiado a las características y necesidades de estas operaciones, así como permitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que información pueda incluirse en la base de datos financiera del sistema de contabilidad gubernamental.

02. El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pública, debe brindar la posibilidad de registrar información de préstamos relacionándolos con los proyectos financiados por ellos; actualizar desembolsos en forma automática; identificar atrasos en el pago del servicio de la deuda; calcular las tablas de amortización; y, preparar reportes para la gerencia y auditoría. La contabilidad del endeudamiento mediante sistemas computarizados debe producir reportes sobre el servicio de la deuda pública desagregado en: amortización, intereses, comisiones, moras, etc. para ser conciliados con el presupuesto.

03. Los estados financieros de la deuda deben reflejar la deuda interna y externa, identificando conceptos y categorías como: emisión de bonos, certificados u otros títulos-valor, contratos de préstamo, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidación, renegociación y otros. Asimismo, tales estados deben reflejar la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan el pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles deben contar con los contratos o convenios internos respectivos antes de su registro.

04. En base a las informaciones pertinentes debe elaborarse el estado de la deuda pública, e incluirse la conciliación de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta General de la República.

05. Corresponde a la administración del área de endeudamiento público impulsar la implementación de un sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimización de sus recursos disponibles, así como la adopción de políticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte técnico, mantenimiento y seguridad del sistema.

Limitación al alcance

06. Esta norma es de aplicación por el órgano central que administra e informa sobre el endeudamiento público a nivel nacional.

250-03 CONCILIACION DE DESEMBOLSOS DE PRESTAMOS Y DE OPERACIONES POR SERVICIO DE LA DEUDA

Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecución de los préstamos, al igual que las operaciones del servicio de la deuda pública deben ser conciliados entre los organismos y entidades involucradas en su procesamiento.

Comentario:

01. El órgano central de administración de la deuda pública, debe establecer procedimientos para la conciliación de los desembolsos recibidos, con los acreedores de préstamos, Banco Central de Reserva, agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener información uniforme y confiable y, permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de endeudamiento.

02. La conciliación de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco Central de Reserva permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los préstamos.

03. La conciliación con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamente recibidos y colocados para la ejecución de gastos e inversiones.

Así mismo, es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartida utilizados en la ejecución de proyectos con financiamiento externo.

04. El órgano administrador del endeudamiento público debe establecer procedimientos para la conciliación del servicio de la deuda, a fin de contar con información uniforme y confiable sobre montos vencidos pendientes de pago, si los hubiere.

05. Se debe conciliar periódicamente con la Tesorería Nacional y las entidades acreedoras los montos pagados por concepto del servicio de la deuda desagregada en los conceptos de amortización del principal, intereses, comisiones, moras, etc.

Limitación al alcance

06. Esta norma es de aplicación por el órgano central que administra e informa sobre el endeudamiento público a nivel nacional.

280 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD PUBLICA

El objetivo del sistema de contabilidad como elemento integrador del sistema de administración financiera, es proporcionar a los usuarios, una base de datos común, uniforme, oportuna y confiable, para fines de análisis, control y la toma de decisiones administrativas. Sus funciones comprenden la validación, clasificación, registro e informe sobre los resultados de las operaciones patrimoniales y presupuestales.

En esta sección se presentan las normas de control interno que tienen relación directa con el sistema contable de las instituciones públicas, el cual está orientado fundamentalmente a obtener estados financieros e información financiera basada en principios y prácticas de contabilidad de aceptación general, que constituyen elementos importantes para la toma de decisiones.

CONTENIDO

280-01 Aplicación de los principios y normas de contabilidad gubernamental.
280-02 Organización del sistema contable.
280-03 Conciliación de saldos.
280-04 Control de saldos pendientes de rendición y/o devolución.
280-05 Integración contable de las operaciones financieras.
280-06 Documentación sustentatoria.
280-07 Oportunidad en el registro y presentación de información financiera.

280-01 APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas de contabilidad gubernamental para el registro de las operaciones y la preparación de información financiera.

Comentario:

01. Los principios de contabilidad generalmente aceptados, normas y procedimientos adoptados constituyen la base contable para la preparación y presentación de estados financieros y cualquier otra información financiera para la toma de decisiones.

02. La contabilidad gubernamental tiene como misión producir información financiera sistematizada, íntegra, exacta y confiable. Los estados financieros que produce la contabilidad son definitivos, permanentes y verificables, toda vez que se procesan bajo criterios técnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables, lo que brinda garantía a los usuarios de sus reportes. La toma de decisiones debe estar basada en la información financiera preparada por el área de contabilidad de cada entidad pública.

03. Las Normas Internacionales de Contabilidad-NICs, emitidas por el Comité Internacional de Prácticas Contables (IASC), miembro de la Federación Internacional de Contadores-IFAC, son aplicables, en tanto no generen conflicto con las normas de contabilidad gubernamental.
Corresponde al órgano rector del sistema emitir, actualizar, publicar y divulgar las normas de contabilidad gubernamental que utilizan las entidades públicas.

280-02 ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL

Cada ent idad debe organizar e implementar un sistema contable que le permita proporcionar con oportunidad información financiera para la toma de decisiones.

Comentario:

01. El sistema contable de cada entidad se sustenta en principios de contabilidad generalmente aceptados y comprende, entre otros, el plan contable gubernamental, procedimientos contablaes, libros, registros y archivos de las operaciones.

02. Cada entidad es responsable de establecer y mantener su sistema contable dentro de los parámetros señalados por la normatividad aplicable, el cual debe diseñarse para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de la administración, así como para proporcionar, en forma oportuna estados financieros e información financiera que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.

03. Una organización adecuada del procesamiento contable proporciona seguridad razonable sobre la validez de la información que produce. La eficiencia de la organización contable constituye un elemento del control interno, orientado a que:

• Las operaciones se efectúen de acuerdo con las autorizaciones establecidas en la entidad.
• Las operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las cuentas apropiadas, y en el período correspondiente.
• Se mantenga el control de los activos para su correspondiente registro y salvaguarda.
• La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y practicas contables establecidas y declaradas por la entidad
• Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales.

CONCILIACIÓN DE SALDOS

Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el Área Contable, con la situación real.

Comentario:

01. Se define la conciliación como el procedimiento de contrastación de información que se realiza entre dos fuentes distintas, con el objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado.

02. Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre los datos de dos fuentes diferentes internas, o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada; permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando son necesarios.

03.Debe ser objeto de conciliación por parte de los órganos responsables de la contabilidad:

• Los saldos de cuentas que representen disponibilidad de fondos (caja y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados bancarios.
• Los saldos de cuentas colectivas que representen acreencias u obligaciones de la entidad (cuentas por cobrar o cuentas por pagar), contra registros analíticos respectivos. Los saldos individuales pueden además re-confirmarse con los acreedores o deudores, según corresponda.
• Los saldos de cuentas que representen existencia de bienes de consumo (almacenes, existencias, etc), o bienes de capital (activos fijos en general), contra los inventarios físicos.
• Las cuentas de enlace establecidas por la contabilidad gubernamental deben conciliarse cruzando sus cifras, con la información de las entidades involucradas; y evidenciar su resultado en actas de conciliación suscritas por ambas partes.

280-04 CONTROL DE SALDOS PENDIENTES DE RENDICIÓN DE CUENTA Y/O DEVOLUCIÓN

Las cuentas que representan anticipos de fondos para gastos deben ser adecuadamente controladas, con el objeto de cautelar la apropiada rendición documentada o, devolución de montos no utilizados.

Comentario:

01. Existen operaciones mediante las cuales se habilita fondos a entidades o servidores, con cargo a rendir cuenta. Este tipo de operaciones se da generalmente en la ejecución de programas, cuya cobertura abarca diversas zonas alejadas de la sede institucional. También cuando se efectúan proyectos por encargo entre entidades del Estado; y, cuando se producen entregas en efectivo para gastos de viaje del personal en comisión de servicio.

02. La contabilidad es un mecanismo de control financiero que permite evitar la acumulación de recursos sin rendición de cuenta oportuna y apropiada. Cumple su rol cuando informa periódicamente sobre la situación, plazos y naturaleza de este tipo de operaciones.

03. El área contable debe implementar procedimientos de control y de información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuenta o devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan sobre una gestión eficiente.

280-05 INTEGRACIÓN CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS

La contabilidad gubernamental debe constituir el elemento integrador de todo proceso que tenga incidencia financiera. Constituye la base de datos de un sistema de información financiera.
Comentario:

01. La contabilidad debe constituir una base de datos financiera actualizada y confiable para múltiples usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera válida y confiable para la toma de decisiones y respondabilidad (accountability), de los funcionarios que administran fondos públicos.

02. La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque recibe los inputs (entradas) de las transacciones de presupuesto, tesorería, endeudamiento y otras áreas, los clasifica, sistematiza y ordena, para luego producir información actualizada y confiable outputs (salidas), para el uso interno por la gerencia; así como para otros niveles de usuarios como, auditoría interna o externa, titular de la entidad, otras entidades, organismos oficiales, Congreso de la República y, Contraloría General de la República.

03. En cada unidad de contabilidad se debe reflejar la integración contable de sus operaciones presupuestales, operaciones sobre el movimiento de fondos, bienes y otros.

280-06 DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA

Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria que los respalde, para su verificación posterior.

Comentario:

01. Una entidad pública debe disponer de evidencia documentaria de sus operaciones. Esta documentación debe estar disponible para su verificación por parte del personal autorizado.

02. La documentación sobre operaciones y contratos y otros actos de gestión importantes debe ser integra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores internos o externos.

03. Corresponde al órgano de administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria, durante el período de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes.

04. Algunos criterios para velar que la documentación sustentatoria esté completa son los siguientes:

• La documentación sustentatoria es completa cuando cuente con todos los elementos necesarios para respaldar las transacciones.
• Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y reflejan la naturaleza de las operaciones y corresponde a montos exactos.
• Los documentos originales que respaldan transacciones deben estar registrados y archivados en forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados.
• Cumplir con las normas establecidas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado por Superintendencia Nacional de Administración Tributaria-SUNAT.

05. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, debe estar a disposición, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos.

280-07 OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO Y PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA

Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisión pertinentes.

Comentarios:

01. Las operaciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la dirección de la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones.

02. El registro inmediato de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. Este criterio es válido para todo el ciclo de vida de una operación y comprende: inicio y autorización, los aspectos de la operación mientras se ejecuta y, anotación final en los registros contables pertinentes.

03. La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la dirección disponga de información confiable. Una clasificación apropiada implica organizar y procesar la información, a partir de la cual son elaborados los reportes y los estados financieros de la entidad.

04. La información financiera que formulan las entidades obligadas a llevar contabilidad gubernamental, debe ser presentada oportunamente en los plazos señalados por la autoridad competente. Su cumplimiento es responsabilidad de los funcionarios comprometidos con la función financiera.

05. El incumplimiento en la presentación de información financiera o el retraso en el cumplimiento del plazo de presentación compromete la responsabilidad del titular de la entidad, el jefe de administración y finanzas o el que haga sus veces y el Contador.

300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA

EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS

El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional, debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades. Su actividad se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades. La verificación periódica de los bienes, con el objeto de establecer si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifique riesgo de deterioro o despilfarro, constituyen prácticas que salvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen los controles interno de esta área.

Estas normas describen los controles internos más importantes que son requeridos para el funcionamiento del proceso de abastecimiento en las entidades, así como respecto al uso, conservación, custodia y protección de bienes.

CONTENIDO

300-01 Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios.
300-02 Unidad de almacén.
300-03 Toma de inventario físico.
300-04 Baja de bienes de activo fijo.
300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.
300-06 Acceso, uso y custodia de los bienes.
300-07 Control sobre vehículos oficiales del Estado.
300-08 Protección de bienes de activo fijo.

300-01 CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.

Comentario:

01.En su sentido más amplio economía en la gestión de una entidad pública, significa, administración recta y prudente de los recursos públicos. Es decir, orden en el gasto presupuestal, ahorro de trabajo, dinero, buena distribución de tiempo y otros asuntos.

02. La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en una entidad deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.

03. Corresponde a la administración, impartir las políticas necesarias, que permitan al personal encargado de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios adoptar la aplicación del criterio de economía en sus actividades.

300-02 UNIDAD DE ALMACÉN

Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.

Comentario:

01. Unidad de Almacén, significa que todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar a través de almacén, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos.

02. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio físico necesario, que permita el arreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el control e identificación de los mismos.

03. Las personas a cargo del almacén tienen la responsabilidad de acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la Institución), así como los que salen.

04. Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.

05. Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimiento de estos, por unidades de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes según requerimiento.

06. Hay bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.

300-03 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO

Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

Comentario:

01. La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes con que cuenta cada entidad, a una fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real. La toma de inventarios permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso. Este procedimiento debe cumplirse por lo menos, una vez al año.

02. Para efectuar una adecuada toma física de inventarios, es necesario que la gerencia o quien haga sus veces, emita previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso.

03. El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos de identificación.

04. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliación con la información contable, deben investigarse, y luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorización del funcionario responsable.

05. La Gerencia o quien haga sus veces debe aprobar los procedimientos que permitan a los responsables del manejo de los bienes, emitir reportes respecto al estado de uso y conservación de éstos, lo que fortalecerá el control interno y mejorará la eficiencia en su utilización. Esta debe mostrar en todo momento una actitud responsable y positiva, respecto al control de los bienes con que cuenta la entidad, mediante la práctica de inventarios parciales.

06. Cuando la entidad contrate los servicios de una firma privada para llevar a cabo la toma de inventarios físicos, el producto final presentado así como la base de datos debe tener la conformidad del área contable, en forma previa a la cancelación de dicho servicio.

07. El Auditor Interno, debe participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con Auditoría Interna, el titular designará al funcionario que cumpla esta función.

08. Esta norma es también aplicable para la realización de los inventarios físicos de almacén, se aplicarán los mismos criterios antes establecidos, no debiendo intervenir en dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes.

300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO

Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja oportunamente.

Comentario:

01. La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados, por haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como las siguientes:

Obsolescencia técnica: Inoperancia de los bienes, producidos por los cambios y avances tecnológicos

Daño y/o: Desgaste o afectación de los bienes debido al uso continuo deterioro
Pérdida, robo y/o: Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles,sustracción y/o circunstancias fortuitas.

Destrucción: Afectación de los bienes de los bienes por causas ajenas al manejo institucional, (inclemencias del tiempo, actos de violencia, etc).

Excedentes: Bienes operativos que no se utilizan y se presume que per- manecerán en la misma situación por tiempo indeterminado.

Mantenimiento y/o: Cuando el costo de mantenimiento y/o reparación de un bien reparación onerosa es significativo, en relación a su valor real.

Reembolso y/o: Opera para los bienes asegurados cuando los documentos reposición contractuales correspondientes así lo determinan.

02. Las causales antes señaladas, y otras que priven a la entidad del uso de los bienes, requieren una respuesta oportuna de la administración, la misma que, previa calificación y justificación documentada e investigación de ser el caso, debe proceder a dar de baja a tales bienes, conforme a las disposiciones emitidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales.

03. Corresponde a la entidad establecer los procedimientos administrativos para el tratamiento de la baja de bienes por las causales invocadas anteriormente, en concordancia con las normas legales vigentes. Igualmente, tales procedimientos deben regular las acciones que deben adoptar las entidades para los casos de transferencia, subasta, incineración y/o destrucción o donación de su patrimonio mobiliario.

300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO

La administración de la entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su período de vida útil.

Comentario:

01. El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que adopta la administración en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal, y/o prolongar la vida útil de los mismos.

02. Debe diseñarse y ejecutarse programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, así como se cumplan sus objetivos.

03. La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, debe estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.

04. La administración, antes de proceder a la contratación de empresas que presten servicios de mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta rama, cumplimiento oportuno, calidad del servicio, así como cautelar que se encuentre formalizada su situación jurídica.

05. Corresponde a la administración de cada entidad establecer el programa de mantenimiento de bienes de activo fijo.

300-06 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de ser el caso.
Comentario:

01. Acceso, es la facultad que tienen las personas autorizadas para poder utilizar los bienes de una dependencia y/o ingresar a sus instalaciones. El uso es la acción de utilización permanente de un bien, asignado a una persona. Custodia, es la responsabilidad que asume una persona por el cuidado físico de un bien.

02. Los servidores que laboran en una determinada dependencia deben ser los únicos autorizados para utilizar los bienes asignados, quienes están en la obligación de utilizarlos correctamente, y velar por su conservación.

03. Es necesario establecer por escrito, la responsabilidad de custodia de los bienes de activo fijo, a las personas que exclusivamente los utilizan, a fin de que sean protegidos del uso indebido, o acceso de personas ajenas a la dependencia.

04. En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del Jefe de la dependencia, definir los aspectos relativos a su custodia y verificación, de manera que éstos sean utilizados correctamente, y para los fines de la Institución.

05. Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, deben ser reportados a la dirección, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, a efecto de que adopten las acciones correctivas del caso.

300-07 CONTROL SOBRE VEHÍCULOS OFICIALES DEL ESTADO

Debe cautelarse que los vehículos de propiedad de la entidad, sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales, salvo autorización expresa del titular.

Comentario:

01. Los vehículos constituyen un activo fijo de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una entidad. Su cuidado y conservación debe ser una preocupación constante de la administración, siendo necesario que se establezcan los controles que garanticen el buen uso de tales unidades.

02. La utilización de los vehículos por necesidades del servicio, en días no laborables, requiere la autorización expresa del nivel superior. Esto tiene el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde.

03. Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos tienen la obligación del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardada tales unidades, en los ambientes dispuestos por las propias entidades.

04. Los vehículos propiedad del Estado deben llevar pintado, en lugar visible, un círculo con el nombre de la propia entidad. Por autorización expresa del titular de la entidad y, en casos excepcionales, se dispondrá la liberación de esta obligación.

05. Corresponde a la dirección de cada entidad aprobar los procedimientos administrativos relacionados con el control de vehículos asignados a su entidad.

300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO

Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.

Comentario:

01. Los bienes de activo fijo, por su naturaleza, pueden ser afectados en cualquier circunstancia, exponiendo a la entidad a situaciones que puedan comprometer su estabilidad administrativo-financiera, siendo necesario que la administración muestre preocupación por la custodia física y seguridad material de éstos bienes, especialmente, si su valor es significativo.

02. La administración debe considerar el valor de los activos fijos a los efectos de contratar las pólizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir. Estas se deben verificar periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan vigencia.

03. Corresponde a la administración de cada entidad, implementar los procedimientos relativos a la custodia física y seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta la entidad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.

400 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

La administración del personal comprende una actividad de apoyo de la gestión que le permite optimizar su participación en los fines institucionales; lográndose de este modo efectividad, eficiencia y productividad en el comportamiento funcional, mediante la aplicación de una adecuada racionalización administrativa.

Estas normas describen los controles internos que son requeridos para incrementar los niveles de eficiencia en la administración del personal que presta servicios en las entidades del sector público.

CONTENIDO

400-01 Descripción y análisis de cargos.
400-02 Incorporación de personal.
400-03 Control y evaluación del rendimiento laboral.
400-04 Capacitación y entrenamiento permanente.
400-05 Desplazamiento de servidores.
400-06 Mantenimiento del orden, moral y disciplina.
400-07 Información actualizada del personal.
400-08 Aplicación de la tercerización en las entidades.
400-09 Asistencia y permanencia de personal.
400-10 Compensación de becas de estudios otorgados al personal.
400-11 Prohibición de recibir regalos u otros beneficios distintos a la remuneración.
400-01 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS

Deben formularse y revisarse periódicamente los documentos que incluyan la descripción y especificaciones de los cargos, a fin de que respondan a las necesidades de la institución.

Contenido:

01. Se denomina cargo al conjunto de tareas orientadas al logro de un objetivo. Exige la contratación de una persona, que con un mínimo de calificaciones puede ejercer de manera competente, las funciones y responsabilidades que se le asigne.

02. La clasificación de cargos, es el proceso de ordenamiento de los cargos que requiere la entidad, basado en el análisis técnico de sus deberes y responsabilidades y en los requisitos mínimos exigidos para su desempeño.

03. La entidad debe contar con un documento que contenga la descripción (tareas) y el análisis (requisitos) de todos y cada uno de los cargos que soportan su estructura administrativa. Este documento debe ser actualizado periódicamente, constituyéndose en un instrumento valioso para los procesos de reclutamiento, selección y evaluación de personal.

400-02 INCORPORACIÓN DE PERSONAL

El ingreso de personal en cada entidad debe efectuarse previo proceso de convocatoria, evaluación y selección para garantizar su idoneidad y competencia.

Comentario:

01. La incorporación de personal es un proceso técnico que comprende, la convocatoria, evaluación y selección de los postulantes más idóneos para ocupar cargos en las entidades del sector público. La selección permite identificar a quienes por su conocimiento y experiencia, ofrecen mayores posibilidades para la gestión institucional.

02. La administración debe asegurarse, que cada servidor que ingresa a la entidad, reúna los requisitos de idoneidad, experiencia, y honestidad. Estos requisitos deberán ser acreditados documentadamente por quien presta el servicio. Corresponde al Área de Personal de cada entidad participar en los procesos relacionados con la incorporación de personal.

03. Corresponde a la administración de la entidad determinar si los contratos a suscribir con firmas privadas se adecuan a las necesidades, que dieron lugar a su suscripción.

04. Cuando la dirección contrate a otras empresas que proporcionan personal para realizar funciones administrativas o técnicas en la entidad, debe verificar sus antecedentes y experiencia, a fin de garantizar los resultados en la prestación de sus servicios.

400-03 CONTROL Y EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO LABORAL

El control y la evaluación del rendimiento laboral debe ser una práctica permanente al interior de la entidad, a fin de determinar las necesidades de adiestramiento que requiere para su desarrollo.

Comentario:

01. La evaluación del personal, es un proceso técnico que consiste en determinar, si el servidor viene rindiendo de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la entidad.

02. Esta acción de personal es de importancia vital y debe ser efectuada por el jefe que directamente supervisa la labor del servidor, quien debe apreciar objetivamente su desempeño, a efecto de no distorsionar la información que frecuentemente se consigna en los formatos de evaluación. Los resultados de la evaluación de personal se utilizan también para otras acciones de personal, como son: la capacitación, promoción y ascensos.

03. La evaluación debe reflejar fielmente el rendimiento y comportamiento del servidor, a efecto de adoptar las acciones de personal más convenientes que posibiliten su desarrollo. Las evaluaciones que se efectúan para cumplir otros fines, no son recomendables, por cuanto afectan el clima de confianza en el trabajo y la moral interna de los servidores.

04. La dirección de cada entidad, debe aprobar políticas y procedimientos de evaluación de personal y ser de conocimiento de los servidores, con el propósito de que estén al tanto de la forma como se evalúa su rendimiento. Asimismo, están en la obligación de comunicar a los servidores a su cargo, el resultado de su evaluación periódica, y tomar acciones para mejorar su nivel de rendimiento. Corresponde al Área de Personal de cada entidad participar en este proceso.

05. La evaluación del rendimiento de los servidores debe ser permanente, debiendo formalizarse con la frecuencia fijada por ley; sin embargo, no debe utilizarse como un mecanismo para beneficiar a aquellos que no reúnen los requisitos para el cargo, ni tengan un desempeño funcional apropiado.

06. Solo el personal autorizado del Área de Personal de la entidad y los funcionarios designados para la alta dirección, tendrán acceso a los legajos de personal, los cuales deberán ser apropiadamente protegidos.
400-04 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO PERMANENTE

Los directivos de cada entidad, cualquiera que sea su nivel en la organización, tienen la responsabilidad de adiestrar permanentemente al personal a su cargo, así como estimular su capacitación continua.

Comentario:

01. La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna y externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institución.

02. En ambos casos, se debe tener en cuenta que la capacitación es un esfuerzo que realiza la entidad para mejorar el desempeño de los servidores, por lo tanto, el tipo de capacitación, debe estar en relación directa con el puesto que desempeña. Los conocimientos adquiridos, deben estar orientados hacia la superación de las fallas o carencias observadas durante el proceso de evaluación.

03. Los servidores designados por la entidad, para recibir capacitación externa, están en la obligación de difundir los conocimientos adquiridos al interior de su dependencia, a efecto de mejorar el rendimiento grupal.

04. Los jefes deben concentrar sus esfuerzos en el desarrollo de su personal y desarrollar las habilidades que posea. Asimismo, deben preocuparse por motivar a su personal a efecto de que se mantengan actualizados, cuando menos en los aspectos relacionados con sus actividades.

400-05 DESPLAZAMIENTO DE SERVIDORES

Las acciones que implican desplazamiento del personal (rotación, destaque, traslado, reubicación y otras) deben responder a necesidades institucionales, debidamente justificadas, dado que constituye una práctica sana de control interno.

Comentario:

01. El desplazamiento del personal, incluye un conjunto de acciones que están orientadas a ampliar sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestión institucional.

02. La rotación de personal, es la acción regular dentro de períodos pre-establecidos, que conlleva al desplazamiento del servidor a nuevos cargos, con el propósito de ampliar sus conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable. La rotación, cuando es muy frecuente, puede afectar la operatividad interna de la entidad, sino se adoptan adecuadas medidas para su racionalización.

03. Las permutas, destaques, traslados, reubicaciones y otras acciones de personal, deben responder a necesidades institucionales, y estar debidamente justificadas.

04. El desplazamiento no debe ser utilizado injustificadamente como mecanismo para reubicar al personal sin un criterio técnico y en áreas, en las cuales sus conocimientos y experiencias no van a ser aprovechadas por la institución.

400-06 MANTENIMIENTO DEL ORDEN, MORAL Y DISCIPLINA

Los directivos de la entidad deben adoptar acciones para establecer y mantener la disciplina interna, así como elevar la moral de los servidores.

Comentario:

01. Se denomina Orden, a la adecuada disposición y ubicación de los recursos y personal, al interior de la entidad, orientada a evitar pérdida de tiempo y materiales. Moral, es el conjunto de valores o principios que se asume como modelos ideales de comportamiento. Disciplina, es la actitud individual o de grupo que asegura una pronta y estricta obediencia a las reglas o disposiciones. Implica, un "control organizado de si mismo".

02. El personal de la entidad, debe desarrollar sus actividades con plena observancia de los preceptos antes anotados, los cuales deben formar parte de la política impartida por la alta dirección.

03. Los directivos, cualquiera sea el nivel que ocupen en la organización, no sólo deben cautelar y motivar el cumplimiento de tales principios en el trabajo que ejecutan los servidores, sino que están en la obligación de dar muestras de la observancia del orden, moral y disciplina, en el desempeño de la función pública.

400-07 INFORMACIÓN ACTUALIZADA DEL PERSONAL

Debe diseñarse e implementar registros que contengan la información actualizada de todos los servidores de la entidad.

Comentario:

01. La existencia de registros, donde se consignen la información de todos y cada uno de los servidores, nombrados o contratados, permite a la administración, contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

02. Cada registro o legajo personal debe contener el historial de cada servidor, siendo responsabilidad de la unidad de personal, o la que haga sus veces, administrar los mismos, debiendo definir la estructura que debe tener, para consignar la información básica del trabajador.

03. Todo el personal de una entidad, desde la alta dirección y hasta los funcionarios, tienen la responsabilidad de entregar oportunamente a la oficina de personal, la información que se requiere, para mantener actualizados los legajos personales.

04. El Área de Personal o quien haga sus veces, debe verificar, si la información presentada por el personal en copia simple, reúne los requisitos de veracidad y legalidad pertinentes.

400-08 APLICACIÓN DE LA TERCERIZACION EN LAS ENTIDADES

Deben establecerse procedimientos de control para evaluar la eficiencia y calidad de los servicios que contraten las entidades bajo la modalidad de tercerización (outsourcing).
Comentario:

01. El outsourcing o tercerización, constituye un mecanismo que implica la contratación de firmas privadas para que realicen actividades de gestión en las entidades, en funciones administrativas o financieras.

02. Los beneficios que se obtienen de esta contratación se traducen, básicamente, en una reducción de costos y en un incremento en la productividad del personal; sin embargo, esta estrategia viene asociada con algunos riesgos inherentes, tales como la falta de control de los datos entre la entidad y el tercerizador, fallas de seguridad y el riesgo de que el contratante puede convertirse en dependiente de su vendedor.

03. Las entidades que adopten esta modalidad de contratación, de acuerdo con disposiciones reglamentarias que puedan fijarse, deben establecer procedimientos rigurosos de selección, con el propósito de elegir a firmas privadas idóneas y con experiencia profesional y comprobada solvencia financiera.

04. Para la etapa de ejecución, la administración o quien haga sus veces, debe implementar procedimientos de control que permitan el monitoreo continuo del tercerizador, a fin de evaluar en forma permanente la calidad y eficiencia de los servicios recibidos, así como la seguridad de la información que procesa.

05. Teniendo en cuenta los riesgos propios de esta modalidad de contratación, la Oficina de Auditoría Interna de la entidad debe programar la realización de los exámenes que sean necesarios, a fin de cautelar sus intereses.

400-09 ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE PERSONAL

Debe establecerse en la entidad procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia de los servidores, así como el cumplimiento de las horas efectivas de labor.

Comentario:

01. El control de asistencia y puntualidad, está constituido por todos aquellos mecanismos establecidos en una entidad, que permiten cautelar, que los servidores cumplan con su responsabilidad de asistir al centro laboral, conforme al horario establecido en sus respectivos reglamentos.

02. Los directivos, cualquiera sea su nivel en la organización, no sólo deben establecer y supervisar el funcionamiento de estos controles, sino también, motivar permanentemente con el ejemplo al personal a su cargo, a efecto de que la puntualidad se convierta en un hábito.

03. El control de permanencia está a cargo de los jefes de cada unidad orgánica, quienes deben cautelar no sólo la presencia física de los servidores a su cargo, durante la jornada laboral, sino también que cumplan efectivamente con las funciones del cargo asignado, generando valor agregado para la institución.

04. El establecimiento de mecanismos de control estará en función de las necesidades de cada institución, teniendo presente que el costo de la implementación de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan.

05. Los controles de asistencia y permanencia deben incluir a todo el personal que labora en la entidad, salvo excepciones por necesidades del servicio debidamente acreditadas, debiendo existir en éste caso, la autorización correspondiente.

400-10 COMPENSACIÓN DE BECAS DE ESTUDIOS OTORGADAS AL PERSONAL

Los servidores del sector público que hayan sido beneficiados con becas de estudios tienen la obligación de laborar en su entidad por un período determinado.

Comentario:

01. El personal de las entidades públicas, regularmente, participa en programas de estudios en el país o en el exterior, mediante becas otorgadas por instituciones patrocinadoras y/o financiadas parcial o totalmente por el Estado. Esto imposibilita que el participante pueda concurrir al centro laboral, durante el período de duración de la beca, por lo que legalmente se le exonera de tal obligación, otorgándole su remuneración en forma regular.

02. Los conocimientos adquiridos por el personal que participa en los programas de estudios en el país o en el exterior deben tener un efecto multiplicador al interior de cada entidad pública. Por ello, es necesario que en forma previa al inicio de cada beca de estudios el servidor designado suscriba un contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a laborar en su entidad por el tiempo establecido en las normas legales pertinentes; en caso de no cumplirse el requisito de permanencia con posterioridad a la terminación de los estudios, deberá devolver todos los pagos que hubiera irrogado su entrenamiento.

03. La alta dirección de cada entidad deben propender a que los nuevos conocimientos adquiridos por los servidores durante las becas de estudios sean utilizados adecuadamente, en beneficio de la gestión institucional.

400-11 PROHIBICIÓN DE RECIBIR REGALOS U OTROS BENEFICIOS DISTINTOS A LA REMUNERACIÓN

El personal que labora en el Sector Público debe cumplir sus funciones con honestidad, diligencia, y rectitud, no debiendo recibir regalos o beneficio alguno por el desempeño de sus funciones.

Comentario:

01. Los servidores públicos, cualquiera que sea el cargo o función que tengan en la organización del Estado, están en la obligación moral de actuar con honestidad, para mantener y ampliar la confianza del público en ellos. Por lo tanto, el servicio que se presta, en ningún momento debe estar subordinado a la utilidad o ventaja personal.

02. Durante su labor diaria los servidores públicos tienen que actuar con diligencia, vale decir, cumplir con el servicio oportuno y con el debido cuidado, observando las normas éticas que regulan el accionar de las entidades públicas.

03. Todo servidor público debe mostrar rectitud en sus actos y decisiones, los cuales deben estar en armonía con los verdaderos principios y la sana razón.

04. El titular de la entidad debe establecer por escrito políticas que prohíban al personal, recibir, aparte de sus remuneraciones de ley, otros beneficios personales de terceros por el desempeño de sus funciones, y/o recibir asignaciones por cargos no desempeñados; sancionando ejemplarmente a los responsables, que incurran en desviaciones a tales políticas.

500 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA SISTEMAS COMPUTARIZADOS

Los sistemas computarizados permiten a los usuarios ingresar a los documentos y programas en forma directa, ya sea a través de un microcomputador, conocido como computadora personal Lap Top (micro-computador portátil), o mediante terminales que se les denominan microcomputadoras en línea. Los controles internos que requieren los ambientes que emplean microcomputadoras son diversas y por lo general están referidos a los accesos, contraseñas, desarrollo y mantenimiento del sistema; los mismos que contribuyen a brindar seguridad y confiabilidad al procesamiento de la información.

Conforme surgen nuevas tecnologías, los usuarios emplean sistemas de cómputo cada vez más complejos, lo que incrementa las aplicaciones que manejan y, a su vez, aumenta el riesgo y plantea la necesidad de implementar nuevos controles internos.

Las normas de control interno que se presentan en esta sección describen los controles que son necesarios para la implementación del área de informática y el plan de sistemas de información de la entidad, según su actividad y durante un período determinado, así como los controles de datos fuente, de operación y de salida que preservan el flujo de información además de su integridad. Asimismo, tales normas desarrollan los controles internos requeridos para el mantenimiento de equipos de cómputo y medidas de seguridad para el Software (programas de computación) y Hardware (equipamiento informático), así como los aspectos de implementación del Plan de Contingencias de la entidad.

CONTENIDO

500-01 Organización del área informática
500-02 Plan de sistemas de información.
500-03 Controles de datos fuente, de operación y de salida.
500-04 Mantenimiento de equipos de computación.
500-05 Seguridad de programas, de datos y equipos de cómputo.
500-06 Plan de contingencias.
500-07 Aplicación de técnicas de Intranet.
500-08 Gestión óptima de software adquirido a medida por entidades públicas.
500-01 ORGANIZACIÓN DEL ÁREA INFORMÁTICA

La dirección debe establecer políticas para la organización adecuada del área de Informática que permita cumplir sus actividades con eficiencia, contribuyendo al desarrollo de las operaciones de la entidad.

Comentarios:

01. Cada entidad debe establecer las líneas que orienten el proceso de organización del área de informática, aspecto que implica la definición de actividades a cumplir, las funciones y responsabilidades del personal, al igual que las interrelaciones de todos los elementos comprendidos en este sector con las Areas operativas de la entidad. Todos estos elementos deben formar parte del Manual de Organización y Funciones correspondiente.

02. La estructura básica del Área de Informática debe estar constituida por áreas que son importantes para su funcionamiento, de acuerdo a las necesidades de cada entidad. Dichas áreas son: producción, desarrollo y soporte técnico.

03. El área de producción, es responsable de la administración de informática desde su operatividad hasta su seguridad física, protegiendo la información tanto de ingreso como de salida del centro de cómputo.

04. El área de desarrollo, permite la formulación de los programas que servirán para la concepción del sistema de información. Los programas se generan de acuerdo a las aplicaciones (contable, logístico, financiero, etc.) que se requieren desarrollar en la entidad.

05. El área de soporte técnico, es responsable de solucionar los problemas tanto de Hardware (Equipamiento), Software (Implementación del Sistema de Operativo, lenguajes de programación y utilitarios) y Telecomunicaciones.

06. Corresponde a la dirección de la entidad aprobar las políticas que permitan organizar apropiadamente al área de informática y asignar los recursos humanos calificados y equipos de computación necesarios que apoyen los procesos de gestión institucional, a costos razonables.
500-02 PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Toda entidad que disponga de un área de informática debe implementar un plan de sistemas de información con el objeto que prever que el desarrollo de sus actividades contribuya al logro de sus objetivos institucionales.

Comentarios:

01. El plan de sistemas de información es una herramienta de gestión que establece las necesidades de información de la entidad. Tiene el propósito de prever el desarrollo de los recursos físicos y lógicos con un horizonte temporal determinado, de manera que contribuya efectivamente con los objetivos de la entidad. Por ello, la dirección debe asegurarse que los programas y actividades de la entidad reciban el soporte del sistema de información, de acuerdo con sus necesidades.

02. Un plan de sistemas de información debe contener:

• Diagnóstico de la situación informática actual con la finalidad de saber las capacidades actuales de la entidad;
• Elaboración de objetivos y estrategias del sistema de información que sirva de base para apoyar la misión y los objetivos de la entidad;
• Desarrollo del modelamiento de datos para determinar que información es necesaria para la entidad;
• Generación, ordenamiento y priorización (por nivel de importancia e inversión) sistemática de los proyectos informáticos;
• Programación de los tiempos requeridos para la puesta en marcha de los proyectos designados, estimando el período de vida de cada proyecto.

03. Corresponde a la dirección de cada entidad participar en la elaboración, aprobación y puesta en funcionamiento del plan de sistemas de información de la entidad, debiendo los calendarios de desarrollo estar sincronizados con el planeamiento global de la entidad.

500-03 CONTROLES DE DATOS FUENTE, DE OPERACIÓN Y DE SALIDA

Deben diseñarse controles con el propósito de salvaguardar los datos fuente de origen, operaciones de proceso y salida de información, con la finalidad de preservar la integridad de la información procesada por la entidad.

Comentarios:

01. Para implementar los controles sobre datos fuente, es necesario que la entidad designe a los usuarios encargados de salvaguardar los datos. Para ello, deben establecerse políticas que definan las claves de acceso para los tres niveles: a) primer nivel: únicamente tiene opción de consulta de datos, b) segundo nivel: captura, modifica y consulta datos, c) tercer nivel: captura, modifica, consulta y además puede realizar bajas de los datos.

02. Los controles de operación de los equipos de cómputo están dados por procedimientos estandarizados y formales que se efectivizan de la siguiente forma: a)describen en forma clara y detallada los procedimientos; b)actualizan periódicamente los procedimientos; y c)asignan los trabajos con niveles efectivos de utilización de equipos.

03. Los controles de salida de datos deben proteger la integridad de la información, para cuyo efecto es necesario tener en cuenta aspectos tales como: copias de la información en otros locales, la identificación de las personas que entregan el documento de salida y, la definición de las personas que reciben la información.

04. Corresponde a la dirección de la entidad en coordinación con el Área de Informática, establecer los controles de datos fuente, los controles de operación y los controles de seguridad, con el objeto de asegurar la integridad y adecuado uso de la información que produce la entidad.

500-04 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN

La dirección de cada entidad debe establecer políticas respecto al mantenimiento de los equipos de computación que permitan optimizar su rendimiento.

Comentarios:

01. El mantenimiento de equipos tiene por finalidad optimizar el funcionamiento de los dispositivos informáticos y proteger la información que está en ellos. Existen dos clases de mantenimiento que deben considerarse: el mantenimiento correctivo y el mantenimiento preventivo.

02. El mantenimiento correctivo es el mantenimiento de emergencia que requiere de solución inmediata por una circunstancia no prevista. Para ello, debe disponerse de un directorio de proveedores especializados que puedan resolver dicho desperfecto en el menor tiempo posible.

03. El mantenimiento preventivo normalmente es programado con la finalidad de minimizar los efectos de las tareas de mantenimiento correctivo. Esta actividad debe programarse en períodos cortos, debiendo llevarse una estadística de los problemas para ajustar lo mejor posible el mantenimiento preventivo.

04. Para implementar las tareas de mantenimiento deben observarse tres factores: a) debe existir una periodicidad (semanal, quincenal o mensual) de limpieza de la sala de máquinas y demás equipos que requieren mantenimiento preventivo; b) el acceso inmediato al mantenimiento correctivo; y, c) la protección de los dispositivos de almacenamiento.

05. Corresponde a la dirección de la entidad establecer en coordinasen con el área de informática, las políticas sobre mantenimiento de los equipos de computación, debido a que una apropiada implementación asegura el funcionamiento general y rendimiento de los mismos.

500-05 SEGURIDAD DE PROGRAMAS, DE DATOS Y EQUIPOS DE COMPUTO

Deben establecerse mecanismos de seguridad en los programas y datos del sistema para proteger la información procesada por la entidad, garantizando su integridad y exactitud, así como respecto de los equipos de computación.

Comentarios:

01. El Sistema de Información debe estar protegido desde el desarrollo de los sistemas(software), hasta la instalación de los equipos(hardware); clasificándose la seguridad en estos casos en lógica y física, respectivamente.

02. Se denomina seguridad lógica a los mecanismos relacionados con la protección del sistema, su implementación y operatividad. Los requisitos de control más importante son: a) restricciones de acceso a los archivos y programas para los programadores, analistas u operadores; b) claves acceso (password) por usuario para no violar la confidencialidad de la información; c) elaborar copias de respaldo de los datos procesados en forma diaria, semanal o mensual (backups), y descentralizada para evitar pérdida de la información; d) desarrollar un sistemas de seguridad como software de control de todas las actividades; y, e) mantener programas antivirus actualizados para evitar el deterioro de la información, según la vulnerabilidad del sistema.

03. La seguridad física de equipos, tiene como propósito evitar las interrupciones prolongadas del servicio de procesamiento de datos, debido a desperfectos en los equipos, accidentes, incendios y toda serie de circunstancias que haga peligrar el funcionamiento del sistema. Esta puede establecerse mediante la asignación de personal de vigilancia, disposición de alarmas, extinguidores y demás dispositivos que eviten cualquier contingencia y, la adquisición de equipos que protejan al computador principal de la ausencia de energía eléctrica.

04. Corresponde a la Oficina de Informática, en coordinasen con la administración de la entidad establecer los mecanismos de seguridad de los programas y datos del sistema, que permitan asegurar la integridad, exactitud y acceso a las informaciones que se procesan internamente.

500-06 PLAN DE CONTINGENCIAS

El Área de Informática debe elaborar el Plan de Contingencias de la entidad que establezca los procedimientos a utilizarse para evitar interrupciones en la operación del sistema de cómputo.
Comentarios:

01. El plan de contingencias es un documento de carácter confidencial que describe los procedimientos que debe seguir la Oficina de Informática para actuar en caso de una emergencia que interrumpa la operatividad del sistema de cómputo. La aplicación del plan permite operar en un nivel aceptable cuando las facilidades de procesamiento de información no están disponibles.

02. Se debe considerar todos los puntos por separado y en forma integral como sistema. La documentación estará en todo momento tan actualizada como sea posible, ya que en mucha ocasiones no se incorporan las últimas modificaciones. Además, debe evaluarse la posibilidad de suscribir convenio con otra institución que tenga un configuración informática similar a la propia entidad para utilizarla en caso de desastre total.

03. La puesta en funcionamiento del plan debe efectuarse sobre la base de que la emergencia existe y tienen que utilizarse respaldos posiblemente de otras instituciones. Los supuestos que se utilicen para la simulación deben referirse a los hechos que ocurrirían en caso de una emergencia real, tomando en cuenta todos sus detalles.

04. El plan de contingencias aprobado, se distribuye entre el personal responsable de su operación, aún cuando por precaución conviene guardar una copia del documento fuera del área de informática. Las revisiones del plan deben realizarse cuando se haya efectuado algún cambio en la configuración de los equipos.
05. Corresponde al Área de Informática elaborar, mantener y actualizar el Plan de Contingencias, a fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de información que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades.

500-07 APLICACIÓN DE TÉCNICAS DE INTRANET

La implementación de las técnicas de INTRANET dentro de las entidades debe efectuarse con el objeto de fortalecer el control interno e incrementar la eficiencia de las comunicaciones internas, previa evaluación del costo-beneficio que reportaría su aplicación.

Comentarios:

01. Intranet es un sitio lógico privado o un conjunto de sitios configurados para uso exclusivo de una organización. Mientras Internet conecta al usuario con millones de personas en el mundo, Intranet constituye una versión cerrada que sólo conecta al usuario con computadoras previamente seleccionadas. A diferencia de Internet en donde la información circula públicamente, Intranet se encarga de mantener los derechos de propiedad privada y permite establecer niveles de seguridad para información específica que es compartida entre múltiples usuarios dentro de una entidad.

02. Compartir información importante entre empleados, no sólo brinda la posibilidad de aprender de los errores y éxitos de los demás, sino que permite construir rápidamente una base de conocimientos capaz de ayudar al crecimiento de la entidad y además brinda adecuadas medidas de control entre distintas dependencias.

03. Dentro de las pautas más importantes para iniciar un Intranet puede referirse: a) instalación del protocolo de comunicaciones TCP/IP; b) escoger un servidor comercial que ofrezca funcionalidades de empaquetado, seguridad y enlaces a la base de datos corporativa; c) organización de la información mediante reuniones con los ejecutivos de más alto rango, determinando que información estará en Intranet; d) familiarizarse con el software de manipulación de la información que es utilizada en Internet; y e) conectarse a una base de datos, con la finalidad de organizar mejor la documentación existente en el Servidor Web.

04. Corresponde a la dirección de la entidad promover la implementación de Intranet, previa evaluación del costo/beneficio que reportaría para su organización su puesta en funcionamiento. Ello es importante considerar por las ventajas que se derivan de su implementación, tales como: acceso a las operaciones procesadas en forma automática, mayor seguridad sobre las informaciones y minimización de los costos administrativos del papel asociados con la producción y distribución de información interna, revisiones internas permanentes, etc.

Limitación al alcance

05. Esta norma de control interno es aplicable a entidades grandes que cuentan con centro de informática y un importante volumen de operaciones.

500-08 GESTIÓN ÓPTIMA DE SOFTWARE ADQUIRIDO A MEDIDA POR ENTIDADES PUBLICAS

Debe establecerse políticas sobre el software a medida adquirido por las entidades, a fin de que los derechos de propiedad se registren a nombre del Estado.

Comentarios:

01. Para la ejecución de actividades y operaciones, generalmente, las entidades contratan los servicios de terceros para el desarrollo e implementación de aplicaciones computarizadas, por cuyo motivo cuando una entidad pública adquiere software a la medida los derechos de propiedad le corresponden a ésta.

02. A fin de cautelar que el software adquirido por una entidad pública no pueda ser re-utilizado indebidamente por el proveedor original, la dirección debe establecer las políticas que permitan registrar los derechos de propiedad a nombre del Estado.

03. Es conveniente que la dirección de la entidad, programa o proyecto apruebe los procedimientos que permitan compartir entre las distintas entidades públicas, la utilización del software adquirido a medida para sus actividades, con el objeto de que el Estado no incurra en mayores costos por la adquisición repetitiva de aplicaciones computarizadas.

600 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE OBRAS PUBLICAS

Como parte de la acción del gobierno se realizan inversiones significativas de recursos financieros, en obras de diversos sectores de la actividad nacional, ya sea directamente o a través de contratistas. Se denomina obra pública a la construcción o trabajo que requiere dirección técnica en la utilización de mano de obra, materiales y equipos, e incluye todos los elementos o alguno de ellos, que efectúen en forma directa o indirecta una entidad del Estado, con la finalidad de servir al público.

Ello implica la construcción o rehabilitación, por ejemplo de carreteras, puentes, centrales de energía, locales escolares y de salud, así como otras obras de infraestructura. Por esta razón, los controles internos que adopten las entidades públicas deben estar dirigidos, entre otros, a los aspectos de ejecución, mantenimiento y liquidación de obras públicas.

Estas normas complementan las disposiciones vigentes relacionadas con la contratación, ejecución y mantenimiento de obras públicas y, además se encuentran orientadas a mejorar el control interno, propendiendo a una eficiente administración de los recursos destinados a los proyectos de inversión pública.

CONTENIDO

600-01 Visación del expediente técnico.
600-02 Sustentación de los metrados.
600-03 Detalle de los anexos del contrato.
600-04 Errores u omisiones en el expediente técnico.
600-05 Absolución oportuna de consultas
600-06 Aplicación de controles de calidad en obras y reportes.
600-07 Oportunidad en el procesamiento de presupuestos adicionales
600-08 Sustentación de presupuestos adicionales, en contratos a precios unitarios
600-09 Sustentación de presupuestos adicionales, en contratos a suma alzada.
600-10 Las resoluciones aprobatorias de presupuestos adicionales deben precisar la causal.
600-11 Aprobación de reducciones de obra.
600-12 Cumplimiento del plazo contractual.
600-13 Elaboración de metrados de post - construcción.
600-14 Información básica para la recepción de una obra
600-15 Participación de los miembros designados para la recepción de obra.
600-16 Registro de garantías en la etapa de operación y mantenimiento
600-17 Programa de mantenimiento de las obras.
600-18 Formulación del expediente técnico en obras por administración directa.
600-19 Cuantificación de los materiales necesarios en obras por administración directa.
600-20 Informes periódicos de gestión en obras por administración directa.

600-01 VISACION DEL EXPEDIENTE TÉCNICO

El expediente técnico antes de ser aprobado por la entidad licitante, debe estar visado en todas sus páginas por el consultor que lo elaboró y por el área especializada responsable de su revisión.

Comentario:

01. El expediente técnico es el instrumento elaborado por la entidad licitante para los fines de contratación de una obra pública. Comprende, entre otros: memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas, metrados, precios unitarios y presupuesto, estudios de suelos y fórmulas polinómicas.

02. En el expediente técnico se define el objeto, costo, plazo y demás condiciones de la obra por ejecutar, por lo que su elaboración debe contar con el respaldo técnico necesario.

03. Por ello, es exigible que, tanto el consultor que ha participado en su elaboración, como el área especializada de la entidad licitante que lo revisa, suscriban todas las páginas del referido expediente, en señal de conformidad y responsabilidad, con el propósito de asegurar su integridad física.

04. La implementación de la Norma debe estar a cargo del área especializada de la entidad licitante.

600-02 SUSTENTACIÓN DE METRADOS

Los metrados del expediente técnico deben estar sustentados por cada partida, con la planilla respectiva y con los gráficos y/o croquis explicativos que el caso requiera.

Comentario :

01. Los metrados constituyen la expresión cuantificada de los trabajos de construcción que se han programado ejecutar en un plazo determinado. Estos determinan el costo del presupuesto base, por cuanto representan el volumen de trabajo por cada partida. La preparación de los metrados de los presupuestos base de licitaciones y concurso de precios de obras, deben sujetarse a la normativa sobre la materia.

03. Una adecuada sustentación de los metrados, reduce los errores y omisiones que pudiera incurrirse en la presentación de las partidas conformantes del presupuesto base, por cuanto éstos son utilizados por el postor para establecer el monto de su oferta, cualquiera que sea el Sistema de Licitación que elija la entidad licitante.

04. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del consultor, debiendo la entidad licitante cautelar que en los contratos de consultoría que celebre, se incluya dicha obligación.

600-03 DETALLE DE LOS ANEXOS DEL CONTRATO

Los anexos que forman parte integrante de los contratos de obras deben ser identificados individualmente y numerados en forma correlativa.

Comentarios :

01. Los anexos del contrato complementan el objeto, costo, plazo y demás condiciones y características de la obra por ejecutar. Dentro de los principales anexos pueden indicarse: el expediente técnico, consultas absueltas en el proceso de la licitación, acta de otorgamiento de la buena pro definitiva, oferta del postor ganador, además de los documentos que exigen las normas sobre obras públicas y otros que establezca la entidad licitante, de acuerdo a la naturaleza de la obra.

02. En los casos de presentarse algunas divergencias, para los fines de definir los alcances del contrato, y para una correcta dirección y supervisión de las obras, es necesario disponer de los anexos, por cuanto regulan las obligaciones de las partes contratantes; cuya pérdida o extravío podría generar mayores costos a la entidad contratante al no disponer de la información técnica correspondiente.

03. La implementación de la Norma debe estar a cargo del área que formula el expediente técnico, en cuya proforma de contrato debe incluirse la relación de anexos, su identificación individual y la numeración correlativa pertinente.

600-04 ERRORES U OMISIONES EN EL EXPEDIENTE TÉCNICO.

Los errores y omisiones en el Expediente Técnico, que generen reclamos del contratista, deben ser superados por el Proyectista.

Comentarios:

01. Los errores u omisiones en el expediente técnico tienen incidencia en el cumplimiento de las metas físicas establecidas en el contrato y, eventualmente, podrían generar daños y perjuicios a la entidad contratante.

02. Frente a un reclamo del contratista sobre estos rubros, resulta necesario que el proyectista intervenga para aclarar y solucionar la situación presentada, a fin que la entidad contratante pueda adoptar las medidas que el caso requiera y dilucidar, de ser el caso, las responsabilidades emergentes de tales errores u omisiones. Son sujetos de responsabilidad, el contratista o consultor y el jefe de la obra o proyecto, según el caso.

03. La implementación de esta Norma debe ser responsabilidad del proyectista de la obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de consultora que celebre, se incluya dicha obligación.

600-05 ABSOLUCIÓN OPORTUNA DE CONSULTAS

Las consultas y reclamos planteados por el contratista vía cuaderno de obra, deben ser atendidas oportunamente por el supervisor de la obra, informando de las medidas y/o acciones adoptadas en cada caso, así como de aquellas que competen efectuar a la entidad contratante.
Comentarios:

01. Dentro de la dinámica de la obra, es importante que tanto la supervisión como la entidad contratante, absuelvan con la prontitud del caso las diversas consultas que plantee el contratista.

02. Cualquier dilación que se produzca en la atención de las consultas y reclamos, incidirá negativamente en el cumplimiento de los plazos establecidos en el contrato, además de las repercusiones económicas que ello puede generar. Por ello, es de vital importancia resolver con la celeridad del caso los reclamos formulados por el contratista.

03. La implementación de la norma corresponde al supervisor de la obra y a la unidad operativa encargada de su dirección.

600-06 APLICACIÓN DE CONTROLES DE CALIDAD EN OBRAS Y REPORTES.

Las entidades contratantes deben cautelar que en las obras en ejecución se apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza del contrato, cuyos resultados serán consignados en un informe especial que debe emitir la supervisión periódicamente.

Comentario:

01. Los controles de calidad son pruebas técnicas que garantizan la correcta utilización de los insumos requeridos para la ejecución de las partidas materia de control y el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en el contrato.

02. El cumplimiento de los planos, especificaciones técnicas y demás normas aplicables a la obra, requieren de un eficiente y oportuno control de calidad.

03. Es imprescindible que la supervisión informe a la entidad contratante, el modo y forma como se viene cumpliendo este rubro, consignando en un informe especial todos los datos de los controles efectuados en la obra, de manera que se asegure la buena calidad de los trabajos contratados.

04. Los detalles, periodicidad, resultados, y otros datos de los controles de calidad que efectúe el contratista en aplicación del contrato, deben merecer un informe periódico por parte del supervisor de la obra, dejándose constancia en el cuaderno de obra del tipo de controles de calidad efectuados.

05. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.

600-07 OPORTUNIDAD EN EL PROCESAMIENTO DE PRESUPUESTOS ADICIONALES

Los presupuestos adicionales que elaboren los contratistas en el caso del replanteo integral de la obra, deben procesarse con la debida prontitud, bajo responsabilidad del supervisor.

Comentarios:

01. Las normas reglamentarias para las licitaciones y contratos de obras públicas señalan los plazos para atender los asuntos relacionados con los reclamos que planteen los contratistas.

02. Bajo este contexto, una vez que el supervisor de la obra determine vía cuaderno de obra, la necesidad de procesar un presupuesto adicional, el contratista debe formular el expediente respectivo, a fin que los actuados, incluyendo el pronunciamiento del supervisor se alcancen a la entidad contratante dentro de los 15 días de ocurrida la causal.

03. Las diferencias encontradas inmediatamente de producida la entrega del terreno, deben registrarse en el cuaderno de obra.

04. El procedimiento propuesto, está orientado a que los adicionales que puedan generarse en el caso del replanteo de la obra, sean procesados oportunamente, a fin de evitar mayores dilaciones en su tratamiento.

05. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra, debiendo la entidad licitante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.

600-08 SUSTENTACIÓN DE PRESUPUESTOS ADICIONALES, EN CONTRATOS A PRECIOS UNITARIOS

En los presupuestos adicionales de los contratos a precios unitarios debe sustentarse el metrado total de cada partida con la planilla respectiva adjuntando el sustento técnico del caso.

Comentario:

01. El presupuesto adicional en este sistema de contratación se determina por diferencia entre los metrados totales necesarios para cumplir con la meta prevista y los metrados contratados.

02. Independientemente de la determinación de la causal que genere el presupuesto adicional es necesario que los mayores metrados y/o partidas nuevas tengan el sustento respectivo.

03. Los metrados constituyen la base para determinar el importe del presupuesto adicional, siendo por lo tanto imprescindible sustentar el metrado total de cada partida con la información pertinente.

04. La planilla de metrados deberá ir acompañada de los croquis y/o diagramas que permitan su identificación, así como las hojas de cálculo que corresponda, para una mayor explicación.

05. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del ingeniero supervisor de la obra, debiendo la entidad Licitante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.
600-08 SUSTENTACIÓN DE PRESUPUESTOS ADICIONALES, EN CONTRATOS A PRECIOS UNITARIOS

En los presupuestos adicionales de los contratos a precios unitarios debe sustentarse el metrado total de cada partida con la planilla respectiva adjuntando el sustento técnico del caso.

Comentario:

01. El presupuesto adicional en este sistema de contratación se determina por diferencia entre los metrados totales necesarios para cumplir con la meta prevista y los metrados contratados.

02. Independientemente de la determinación de la causal que genere el presupuesto adicional es necesario que los mayores metrados y/o partidas nuevas tengan el sustento respectivo.

03. Los metrados constituyen la base para determinar el importe del presupuesto adicional, siendo por lo tanto imprescindible sustentar el metrado total de cada partida con la información pertinente.

04. La planilla de metrados deberá ir acompañada de los croquis y/o diagramas que permitan su identificación, así como las hojas de cálculo que corresponda, para una mayor explicación.

05. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del ingeniero supervisor de la obra, debiendo la entidad Licitante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.

600-09 SUSTENTACIÓN DE PRESUPUESTOS ADICIONALES, EN CONTRATOS A SUMA ALZADA.

Para procesar un presupuesto adicional en un contrato a suma alzada, debe demostrarse fehacientemente haberse producido modificaciones en los planos y/o especificaciones técnicas de la obra.

Comentario:

01. Se denomina modificación de obra a aquella situación que varía las condiciones originales estipuladas en el contrato principal suscrito entre la entidad y la firma contratista.

02. Los contratos celebrados bajo el Sistema de Suma Alzada están definidos por los planos y especificaciones técnicas.

03. Debe tenerse en cuenta que sólo en caso de producirse modificaciones en los planos y especificaciones técnicas, puede generarse un presupuesto adicional, siempre que sea necesario para cumplir con la meta prevista.

04. Corresponde al supervisor de la obra, exigir que en los expedientes promovidos por el contratista, se demuestre objetivamente la modificación introducida en los planos y/o especificaciones técnicas, señalando así mismo las razones de tales modificaciones.

05. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del ingeniero supervisor de la obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.

600-10 LAS RESOLUCIONES APROBATORIAS DE PRESUPUESTOS ADICIONALES DEBEN PRECISAR LA CAUSAL.

Las resoluciones que emita la entidad contratante aprobando determinado presupuesto adicional, deben precisar en sus considerandos la causal que genera dicho adicional.

Comentario:

01. El procedimiento para la aprobación de presupuestos adicionales de obras en las entidades, exige la expedición de la resolución aprobatoria correspondiente. Los presupuestos adicionales de obra deben formularse, en forma independiente de las reducciones y/o supresiones de obra que apruebe al entidad ejecutora.

02. La identificación de la causal que motiva el presupuesto adicional es de vital importancia para establecer, de acuerdo a su naturaleza, las acciones que debe adoptar la Unidad Ejecutora, respecto al origen de ésta, así como determinar su interrelación con las otras partidas de la obra en ejecución.

03. Por esta razón, resulta conveniente que en los considerandos de la resoluciones administrativas que emita la entidad, se incluya expresamente la causal que genera la ejecución del presupuesto adicional de obra.

04. De presentarse algunos hechos que podrían generar responsabilidad, la unidad ejecutora, debe solicitar las explicaciones del caso a quien corresponda, sin que ello constituya una razón para detener el trámite del expediente sobre el presupuesto adicional, a fin de no afectar el plazo de ejecución de la obra.

05. Corresponde a la entidad contratante implementar lo dispuesto en la presente norma.

600-11 APROBACIÓN DE REDUCCIONES DE OBRA.

Toda reducción de obra debe ser aprobada mediante Resolución de la entidad contratante, previa sustentación con los informes técnicos y legales que el caso requiera.
Comentario:
01. Las reducciones de obra representan una disminución del contrato principal, por lo que requieren ser aprobados por el mismo nivel de aprobación del referido contrato.

02. La emisión de la Resolución aprobatoria de las reducciones de obra, permiten definir los metrados de los trabajos realmente ejecutados, en base a los cuales se formula la liquidación del contrato.

03. El informe técnico, debe demostrar que la reducción de obra no afecta el normal funcionamiento de las obras ejecutadas. La reducción de la obra no constituye una compensación, utilizada para ahorrar costos por la omisión de determinadas partidas y generar mayores costos en otras partidas.

04. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra y de la entidad contratante.
600-12 CUMPLIMIENTO DEL PLAZO CONTRACTUAL.
Todo contrato de obra será objeto de un control estricto del cumplimiento del plazo contractual, incluyendo los plazos parciales, en base a los diagramas PERT-CPM y el calendario de avance de obra.
Comentario:
01. El plazo contractual, es un parámetro que delimita los alcances del contrato, siendo por lo tanto necesario cautelar su estricto cumplimiento.

02. El supervisor es el representante directo en obra, por lo que debe verificar el cumplimiento del calendario de avance de obra así como del diagrama PERT-CPM, dentro del marco de las condiciones contractuales establecidas, exigiendo entre otros, que se trabaje en los frentes previstos y con el equipo ofertado.

03. Consecuentemente debe alertarse a la entidad contratante con la prontitud del caso, las desviaciones que se presenten para que se adopten las medidas correctivas oportunas.

04. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.
600-13 ELABORACIÓN DE METRADOS DE POST - CONSTRUCCIÓN.
El supervisor de la obra, elaborará los metrados de post - construcción, de acuerdo a los trabajos realmente ejecutados, los que se tendrán en cuenta al momento de la recepción de la obra, previa conformidad por parte del contratista.
Comentario:
01. Los metrados de post-construcción representan los trabajos realmente ejecutados por el contratista, en sus diferentes partidas materia del contrato.

02. Los metrados de post - construcción deben formar parte del acta de recepción de obra, por cuanto complementan los planos de post-construcción. Por lo tanto, deben plasmarse los resultados en un cuadro explicativo en que consten los metrados contractuales, los presupuestos adicionales de obras, reducciones y los realmente ejecutados por cada partida.

03. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del ingeniero supervisor de la obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.
600-14 INFORMACIÓN BÁSICA PARA LA RECEPCIÓN DE UNA OBRA
La comisión de recepción debe contar con la información básica sobre el desarrollo de los trabajos y resultados alcanzados, preparada por el supervisor, además de la memoria descriptiva y los planos de post-construcción que presente el contratista.
Comentario:
01. Como los miembros de una comisión de recepción no participan en todo el proceso de ejecución de la obra, es imprescindible que la Supervisión les proporcione la información básica debidamente procesada y ordenada, de tal manera que tenga una visión integral del desarrollo de los trabajos que van a ser objeto de recepción, tales como: objeto, costo, plazo, ampliaciones, adicionales, controles de calidad, consultas absueltas, reducciones de obra, pago de valorizaciones, reclamos procesados, etc.
02. El supervisor asume responsabilidad por las omisiones en que incurra, las que de no ser de conocimiento de la comisión de recepción, pueden inducir a decisiones no acordes con los hechos.
03. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del Ingeniero Supervisor de la obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.
600-15 PARTICIPACIÓN DE LOS MIEMBROS DESIGNADOS PARA LA RECEPCIÓN DE OBRA.
Los miembros de la comisión designada para la recepción de obra, deben participar directamente en el acto de recepción, bajo responsabilidad, a fin de formular las observaciones que hubiere durante el desarrollo de dicho evento.
Comentarios:
01. La recepción de obra es un acto por la que se da conformidad a los trabajos ejecutados por el contratista, firmándose en señal de aceptación, el acta respectiva; a partir de la cual la entidad contratante asume la administración y operación de todas las instalaciones.

02. En algunos casos, determinados miembros designan a su representante para que se apersone al acto de recepción de la obra, el que se limita a tomar nota e informar a su representada, que posteriormente hace llegar sus observaciones, con lo que se desnaturaliza dicho acto, por cuanto las observaciones encontradas debieron formularse en el momento de la recepción de obra. Por ello, el desempeño de las funciones de los miembros de la comisión de recepción de obra debe ser personal e intransferible.

03. Siendo el acto de recepción la ocasión en que se acepta o no los trabajos ejecutados por el contratista, es obligación de los miembros participar personalmente en tal evento, por las responsabilidades que asumen frente a la entidad contratante.

04. Corresponde a la comisión de recepción designada por la entidad contratante la aplicación de esta norma bajo responsabilidad.
600-16 REGISTRO DE GARANTÍAS EN LA ETAPA DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
La unidad orgánica de la entidad que tiene a su cargo la operación y mantenimiento de la obra, debe aperturar un Registro de las garantías que se encuentren vigentes en esta etapa, a fin de asegurar su aplicación en los casos que sean necesarios.
Comentario:
01. Durante la etapa de construcción, se exige en los casos de obras con equipamiento, una garantía de los equipos por un período determinado, garantía que debe ser de conocimiento de la unidad que tiene a su cargo la operación y mantenimiento.

02. De igual manera, existen obras en que los contratistas se comprometen a efectuar el mantenimiento de ellas, por un período determinado, y cuyo costo está incluido en el contrato de construcción.

03. Es importante mantener un registro de las garantías aplicables en la etapa de operación y mantenimiento, tanto por concepto del equipamiento como por las obras civiles ejecutadas.

04. La implementación de esta norma corresponde a la Unidad de la entidad contratante responsable de la operación y mantenimiento de la obra.
600-17 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE LAS OBRAS.
La Unidad Orgánica a cargo de la Operación y Mantenimiento de las obras ejecutadas, elaborará un Programa de mantenimiento acorde con la naturaleza y las característica de tales obras.
Comentario:
01. El programa de mantenimiento contiene la previsión de las revisiones y/o reparaciones que deben efectuarse de acuerdo a la naturaleza de la obra.

02. El programa de mantenimiento permite evaluar, el grado de atención que presta la unidad que administra las obras ejecutadas, así como los recursos asignados en resguardo de las inversiones realizadas.

03. Corresponde implementar esta norma a la unidad responsable de la operación y mantenimiento de la entidad contratante.
600-18 FORMULACION DEL EXPEDIENTE TÉCNICO EN OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA.
Toda obra que se ejecute por administración directa, debe contar como mínimo con: memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas, metrados, precios unitarios y presupuesto.
Comentario:
01. Una obra por administración directa es aquella que ejecuta la entidad con su capacidad operativa, es decir, con los recursos humanos, financieros y materiales necesarios, en proyectos de corta maduración.

02. Tratándose de una obra pública, que se ejecuta por administración directa, es imprescindible que se cuente con un expediente técnico básico, a fin de orientar la ejecución y efectuar los controles de calidad que sean necesarios. La no disposición de éstos elementos básicos podría significar la carencia de parámetros financieros que permitan determinar el costo total de la inversión realizada y la calidad de la obra.
3. La asignación de los recursos económicos, debe responder a las metas por alcanzar, de acuerdo al presupuesto que represente la obra programada bajo esta modalidad.
04. La implementación de esta norma corresponde a la unidad encargada de las obras por administración directa de la entidad, bajo responsabilidad.
600-19 CUANTIFICACION DE LOS MATERIALES NECESARIOS EN OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA.
La entidad debe cuantificar el volumen de los materiales requeridos para ejecutar la obra programada por administración directa, en base a los metrados de las partidas que lo conforman.
Comentario:
01. Es importante determinar el volumen de cada material que ha de insumir la obra que se ejecuta por administración directa, para su adquisición oportuna, cuyos detalles y cuadros explicativos deben ser elaborados y suscritos por el profesional responsable de preparar el expediente técnico respectivo.

02. Esta cuantificación servirá de base para que el área de logística proceda a la adquisición y remisión de insumo a la obra. La carencia de esta información constituye un factor limitante para la valuación integral de la obra.

03. La implementación de esta norma corresponde a la unidad responsable de las obras por administración directa de la entidad.
600-20 INFORMES PERIÓDICOS DE GESTIÓN EN OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA.
El Ingeniero Inspector de la entidad debe presentar periódicamante informes detallados del avance de los trabajos e inversión realizada en cada obra.
Comentario:
01. Una de las características de las obras por administración directa, es que la entidad asume la supervisión directa del avance de los trabajos, designando para ello al ingeniero inspector que tiene a su cargo un conjunto de obras bajo esta modalidad y hace las veces de supervisor externo.

02. Por ello, es importante que el ingeniero inspector elabore periódicamente informes sobre el avance de los trabajos. Estos informes tendrán un periodicidad mensual y deberán contener, entre otros: los metrados realmente ejecutados, materiales insumidos, días máquina efectivas de trabajo, días máquina paralizadas y relación de personal obrero y administrativo que labora en la obra.

03. Así mismo, el Inspector debe informar sobre los problemas que afectan el cumplimiento de las metas previstas, con las recomendaciones del caso para superarlas. De igual modo dará cuenta de las inversiones efectuadas, en base a los registros contables de la entidad.

04. Al término de cada ejercicio presupuestal, la unidad responsable exigirá al inspector de la obra ejecutada por administración directa, un informe resumen en base a los reportes mensuales.

05. La implementación de la norma estará a cargo de la unidad responsable de las obras por administración directa.
GLOSARIO
ACTIVIDADES DE CONTROL : se refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en si mismas implican la forma "correcta" de hacer las cosas, así como también porque el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.
AMBIENTE DE CONTROL: se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas de las personas con respecto al control de sus actividades.
ACTIVIDADES. Conjunto de acciones necesarias para mantener en forma permanente y continua la operatividad de las actividades de gobierno. Las actividades forman parte de un programa presupuestal.
ADQUISICIÓN ECONÓMICA: implica, adquirir los bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible.
ALMACENAMIENTO: es el conjunto de actividades orientadas a la ubicación temporal de los bienes en un espacio físico establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean trasladados a las dependencias que los soliciten.
AUTORIZACIÓN: es la forma de asegurar que sólo se efectúan operaciones y actos administrativos válidos, y de acuerdo con lo previsto por la dirección.
BAJA DE BIENES: es un proceso que consiste en retirar todos aquellos bienes de activo fijo, que han perdido la posibilidad de ser utilizados en la entidad, por haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza.(obsolescencia, deterioro, pérdida o destrucción).
CALENDARIO DE COMPROMISO: Constituye la autorización máxima que efectúa la Dirección Nacional del Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas para la ejecución del presupuesto de una Entidad Ejecutora, el mismo que se sujeta a la disponibilidad de los recursos públicos.
CALENDARIO DE AVANCE DE OBRA: Documento en el que consta la programación mensual valorizada en la ejecución de la obra contratada.
CONTROL INTERNO: es un proceso continuo realizado por la dirección y gerencia y, otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí están lográndose los objetivos siguientes:
· promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pública;
· proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;
· cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,
· elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.
CLASIFICACIÓN DE CARGOS: es el proceso de ordenamiento de los cargos que requiere la entidad, basado en el análisis técnico de sus deberes y responsabilidades y en los requisitos mínimos exigidos para su eficiente desempeño.
CONTROL PREVIO: es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.
COMPROMISO: Es un acto emanado de autoridad competente que afecta total o parcialmente las asignaciones presupuestarias autorizadas por el calendario de compromiso, para el pago de obligaciones contraídas. Debe afectarse al correspondiente elemento de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible de la asignación presupuestaria mediante documento oficial.
COMUNICACIÓN: implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera dentro de una entidad.
CONCILIACIÓN BANCARIA: es la contrastación de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.
CONTROLES DE CALIDAD EN OBRA: son pruebas técnicas que garantizan la correcta utilización de los insumos requeridos para la ejecución de las partidas materia de control y el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en el contrato.
DESEMBOLSO: es el monto que el acreedor remesa total o parcialmente a la entidad ejecutora del proyecto durante el período de ejecución del préstamo financiado por un Organismo Internacional y va a constituirse en un pasivo para el prestatario.
DILIGENCIA: cumplimiento del deber, en forma oportuna y cuidadosa, observando las normas técnicas y éticas que regulan el accionar público.
DISCIPLINA: es la actitud individual o de grupo que asegura una pronta y estricta obediencia a las reglas o disposiciones. Implica, un "control organizado de si mismo". Debe ser aplicado por los directivos y los subordinados.
ECONOMÍA: en su sentido amplio significa, administración recta y prudente de los escasos recursos. Se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios al costo mínimo posible, en condiciones de calidad y precio razonable.
EFECTIVIDAD: tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programados por una entidad o proyecto
EFICIENCIA: rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO: constituye el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno.
ÉTICA: está constituida por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar basados en lo que es "correcto", lo cual puede ir más allá de lo que es "legal".
EVALUACIÓN DEL RIESGO: el riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad.
EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA: es una herramienta importante para la gestión gubernamental, por cuanto determina sus resultados en base al análisis y medición de los avances físicos y financieros obtenidos.
EXPEDIENTE TÉCNICO: es el instrumento elaborado por la entidad licitante para los fines de contratación de una determinada obra pública. Comprende, entre otros: memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas, metrados, precios unitarios y presupuesto, estudios de suelos y fórmulas polinómicas.
FUNCIÓN PRESUPUESTAL: Es una categoría presupuestal que corresponde al nivel máximo de agregación de las acciones de gobierno, para el cumplimiento de sus fines.
INTEGRIDAD: es una calidad de la persona que mantiene principios morales sólidos, rectitud, honestidad, sinceridad y el deseo de hacer lo correcto, así como profesar y vivir en un marco de valores.
INTRANET: es un sitio privado o un conjunto de sitios configurados para uso exclusivo de una sola organización; constituye una versión cerrada que sólo conecta al usuario con computadoras previamente seleccionadas. Mantiene los derechos de propiedad privada y permite establecer niveles de seguridad para información específica que es compartida entre múltiples usuarios dentro de una misma entidad.
HONESTIDAD: valor que implica no subordinar el servicio que se presta, a la utilidad o ventaja personal.
MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS: es el conjunto de acciones que adopta la administración en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal, y/o prolongar la vida útil de los mismo.
MARCO LEGAL DEL PRESUPUESTO: es un reporte que permite visualizar en conjunto el comportamiento del presupuesto autorizado desde su aprobación inicial por la Ley Anual de Presupuesto, hasta su situación final, luego de las modificaciones efectuadas durante el ejercicio, (créditos suplementarios; habilitaciones y transferencias; créditos y anulaciones).
METRADOS: constituyen la expresión cuantificada de los trabajos de construcción que se han programado ejecutar en un plazo determinado. Estos determinan el costo del Presupuesto Base, por cuanto representan el volumen de trabajo por cada partida.
MONITOREO: representa el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento.
MORAL: es el conjunto de valores o principios que se asume como modelos ideales de comportamiento. Se fortalece la moral en una entidad, cuando el personal ha sido adecuadamente seleccionado y ubicado.
OBRA POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA: es aquella que ejecuta la entidad con su capacidad operativa, es decir, con los recursos humanos, financieros y materiales necesarios, en proyectos de corta maduración.
ORGANIZACIÓN: Es la estructura formalizada en donde se identifican y clasifican las actividades de la entidad, los cargos con autoridad, las medidas de coordinasen horizontal y vertical y, la departamentalización correspondiente.
ORDEN: es la adecuada disposición y ubicación de los recursos y personal, al interior de la entidad, orientadas a evitar perdida de tiempo y materiales.
OUTSOURCING O TERCERIZACION: constituye un mecanismo que implica la contratación de firmas privadas para que realicen actividades de gestión en las entidades, que no son estratégicas.
PAGO: Comprende la etapa final de la ejecución del gasto en el cual el monto devengado se cancela total o parcialmente al proveedor, debiendo formalizarse en el documento oficial correspondiente..
PLAN DE CONTINGENCIAS: es un documento de carácter confidencial que describe los procedimientos que debe seguir la Oficina e Informática para actuar en caso de una emergencia que interrumpa la operatividad del sistema de cómputo.
PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN: es una herramienta de gestión que establece las necesidades de información de la entidad. Tiene el propósito de prever el desarrollo de los recursos físicos y lógicos con un horizonte temporal determinado, de manera que contribuya efectivamente con los objetivos de la entidad.
PLIEGO PRESUPUESTAL: Es la entidad del sector público a la que se aprueba una asignación en el presupuesto anual. Puede tener a su cargo una o varias entidades ejecutoras.
PRESUPUESTO ADICIONAL DE OBRA: Es originado por la cobertura de mayores costos, para la obtención de las metas planteadas en la licitación original y contrato directo, los mayores costos deben ser derivados de hechos imprevisibles al formularse las bases o al celebrarse el correspondiente contrato, o ser determinados por circunstancias de fuerza mayor o hechos fortuitos producidos con posterioridad.
PROGRAMACIÓN FINANCIERA: comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.
PROGRAMA PRESUPUESTAL: Es el nivel desagregado de la función que refleja acciones interdependientes con la finalidad de alcanzar objetivos y metas finales. Sirve de enlace entre la programación de largo y mediano plazo, con el presupuesto anual. Cada programa contempla objetivos típicos y atípicos para la realización de la función a la que sirve.
PROYECTO: Conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, que debe resultar en un producto final (metas presupuestarias) orientado a la expansión de la acción de gobierno.
RECEPCIÓN DE OBRA: es un acto por la que se da conformidad a los trabajos ejecutados por el contratista, firmándose en señal de aceptación, el Acta respectiva; a partir de la cual la entidad contratante asume la administración y operación de todas las instalaciones.
RECTITUD: actos y decisiones de una persona, las cuales deben estar en armonía con los verdaderos principios o la sana razón.
RESPONDABILIDAD: Derivada del inglés accountability, se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes públicos a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
ROTACIÓN DE PERSONAL: es la acción regular dentro de períodos pre-establecidos, que conlleva al desplazamiento del servidor a nuevos cargos, con el propósito de ampliar sus conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de "personal indispensable".
SEGURIDAD: Es el conjunto de medidas técnicas, educacionales, médicas y psicológicas empleadas para prevenir accidentes, eliminar las condiciones inseguras del ambiente, e instruir o convencer a las personas, acerca de la necesidad de implantación de prácticas preventivas.
SERVICIO DE LA DEUDA: Gastos destinados al cumplimiento de obligaciones de endeudamiento interno o externo. Es el monto que el deudor debe pagar para cubrir sus obligaciones contraídas en virtud de un contrato de préstamo. El servicio de la deuda incluye la amortización del principal, los intereses devengados y las comisiones.
SISTEMA DE INFORMACIÓN: está constituido por los métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad.
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA: comprende una base de datos central y única, soportada por tecnología informática y telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, crédito público y contabilidad gubernamental, en el nivel central y en el nivel operativo y, para los administradores gubernamentales.
SUB-PROGRAMA: Desagregado del programa; representa objetivos parciales identificables dentro del producto final de un programa.
TITULAR DE PLIEGO: es la más alta autoridad ejecutiva del pliego presupuestario.
TOMA DE INVENTARIO FÍSICO: es un proceso que consiste en verificar físicamente, la existencia de los bienes con que cuenta la entidad, a una fecha dada; con el propósito de contrastar los resultados obtenidos con la información contable.
TRANSPARENCIA: comprende la disposición de la entidad de divulgar información sobre las actividades y operaciones ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines y, al mismo tiempo, implica el acceso del público sin restricciones a tal información, para conocer y evaluar en su integridad, el desempeño y la forma de conducción de la gestión gubernamental.
UNIDAD DE CAJA: principio que en el sistema de Tesorería implica la centralización de la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a disposición de la Tesorería de la entidad.
UNIDAD DE ALMACÉN: significa que todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar a través de almacén, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiriera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control total de los bienes adquiridos.

OBJETIVOS DE LAS NORMAS TECNICAS DE CONTROL APLICADAS EN SUDAMERICA
 
País: Bolivia
Legislación: Normas Generales de Control Interno para el Sector Público Boliviano
Resolución No CGR-10-0-90-96
Resolución Nº CGR-10-0-90-96 de la Contraloría General de la República
Las Normas de Control Interno son parte integrante del Control Gubernamental. Definen el nivel mínimo de calidad aceptable del sistema de control interno de cada entidad para desarrollar adecuadamente las políticas, los programas, la organización, la administración y el control de sus operaciones. En consecuencia constituyen uno de los elementos básicos para evaluar la eficacia del control interno.
OBJETIVOS
Las Normas de Control Interno tienen como objetivos:
· Servir de marco principista en materia de control para el diseño de los Sistemas de Administración y orientar la preparación de reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas de operación, administración e información gerencial.
· Proteger los bienes y derechos de la entidad y asegurar que las operaciones de la misma se realicen en beneficio de ella.
· Controlar la efectividad de las operaciones realizadas y que ellas se encuentren dentro de los programas y presupuestos de la entidad.
· Permitir la efectiva evaluación posterior que realicen tanto auditoría interna como externa y definir el grado de responsabilidad de los servidores públicos en los diferentes niveles de la organización

País: Argentina
Legislación: Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional
Fecha:1992-09-30
No 24.156
Disposiciones generales. Sistemas presupuestario, de crédito publico, de tesorería, de contabilidad gubernamental y de control interno.
Control externo. Disposiciones varias.
Sancionada septiembre 30 de 1992
TITULO 1 Disposiciones Generales

ARTICULO 1º.- La presente ley establece y regula la administración financiera y los sistemas de control del sector público nacional.
ARTICULO 2º. La administración financiera comprende el conjunto de sistemas, órganos. normas y procedimientos administrativos que hacen posible la obtención de los recursos públicos y su aplicación para el cumplimiento de los objetivos del Estado.
ARTICULO 3º. Los sistemas de control comprenden las estructuras de control interno y externo del sector público nacional y el régimen de responsabilidad que estipula y está asentado en la obligación de los funcionarios dé rendir cuentas de su gestión.
ARTICULO 4º. Son objetivos de esta ley, y por lo tanto deberán tenerse presentes.
Principalmente para su interpretación y reglamentación, los siguientes:
a. Garantizar la aplicación de los principios de regularidad financiera. legalidad, economicidad, eficiencia y eficacia en la obtención y aplicación de los recursos públicos.
b. Sistematizar las operaciones de programación, gestión y evaluación de los recursos del sector público nacional;
c. Desarrollar sistemas que proporcionen información oportuna y confiable sobre el comportamiento financiero del sector público nacional, útil para la dirección de las jurisdicciones y entidades y para evaluar la gestión de los responsables de cada una de las áreas administrativas;
d. Establecer como responsabilidad propia de la administración superior de cada jurisdicción o entidad del sector público nacional, la implantación y mantenimiento de:
I.Un sistema contable adecuado a las necesidades del registro e información y acorde con su naturaleza jurídica y características operativas.
II.Un eficiente y eficaz sistema de control interno normativo, financiero, económico y de gestión sobre sus propias operaciones, comprendiendo la práctica del control previo y posterior y de la auditoría interna;
III.Procedimientos adecuados que aseguren la conducción económica y eficiente de las actividades institucionales y la evaluación de los resultados de los programas. proyectos y operaciones de los que es responsable la jurisdicción o entidad.
Esta responsabilidad se extiende al cumplimiento del requisito de contar con un personal calificado y suficiente para desempeñar con eficiencia las tareas que se les asignen en el mareo de esta ley.
e. Estructurar el sistema de control externo del sector público nacional.

País: Chile
 
Legislación: Ley de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República.
Ley No 10. 336
Fecha: 1964-07-10
LEY No 10.336

Fija el texto refundido de la ley de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República. (Publicada en el "Diario Oficial" No. 25.886, de 10 de Julio de 1964)
NUM. 2.421.- Santiago, 7 de julio de 1964.- En uso de la facultad que me confiere el artículo 30 de la ley 14.832, de 24 de enero de 1962, para fijar el texto refundido de la ley 10.336 y sus modificaciones posteriores, que contenga las que dicha ley 14.832 le introduce y las que se deriven de la facultad a que se refiere el artículo 2º de la misma, y de acuerdo con la proposición del Contralor General de la República formulada por oficio 43.490, de 30 de junio de 1964.
DECRETO:
El siguiente es el texto coordinado, sistematizado y refundido de la Ley de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República:
L E Y No 10.336
OBJETIVO Y ORGANIZACION
Artículo 1º: La Contraloría General de la República, independiente de todos los Ministerios, autoridades y oficinas del estado, tendrá por objeto fiscalizar el debido ingreso e inversión de los fondos del Fisco, de las Municipalidades, de la Beneficencia Pública y de los otros Servicios que determinen las leyes; verificar el examen y juzgamiento de las cuentas que deben rendir las personas o entidades que tengan a su cargo fondos o bienes de esas instituciones y de los demás servicios o entidades sometidos por ley a su fiscalización, y la inspección de las oficinas correspondientes; llevar la contabilidad general de la Nación; pronunciarse sobre la constitucionalidad y legalidad de los decretos supremos y de las resoluciones de los Jefes de Servicios, que deben tramitarse por la Contraloría General; vigilar el cumplimiento de las disposiciones del Estatuto Administrativo y desempeñar, finalmente, todas las otras funciones que le encomiende esta ley y los demás preceptos vigentes o que se dicten en el futuro, que le den intervención.
La Contraloría estará obligada a ejercer en forma preferente las atribuciones señaladas en el inciso anterior, en los casos de denuncias hechas o investigaciones solicitadas en virtud de un acuerdo de la Cámara de Diputados.
´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´´
País: Colombia
Legislación: Manual de Informes de Control Financiero Resolución Orgánica Nº 03272
Fecha: 1993-12-02
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
OFICINA DE PLANEACION
MANUAL DE INFOS DE CONTROL FINANCIERO
Santafé de Bogotá, D.C., Noviembre de 1.993
INTRODUCCION
En cumplimiento de la Constitución y la Ley le corresponde a la Contraloría General de la República. ejercer la vigilancia y el control de la gestión fiscal de la administración y de los. particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación mediante la aplicación de sistemas de control tales como el Financiero, de Legalidad, Físico, de Gestión y de Resultados. De igual manera debe presentar al Congreso y al Presidente de la República informes sobre el cumplimiento de sus funciones, situación de las finanzas del Estado y estado de los recursos naturales y del ambiente.
El propósito de este Manual es el de dotar de una herramienta básica que facilite a los funcionarios de la Contraloría General de la República elaborar y presentar los informes como resultado del ejercicio del control fiscal, mediante la aplicación de una metodología uniforme.
El presente Manual está conformado por cinco (9) títulos, a saber: Informe de Control Financiero y de Legalidad, Informe de Gestión y de Resultados, Informe de Control Físico, Informe del Estado de los Recursos Naturales y del ambiente. Informe Global sobre el Cumplimiento de las Funciones de la Contraloría General de la República y la Situación de las Finanzas del Estado. A su vez cada uno de estos títulos es desarrollado mediante capítulos que contienen temas afines.
El adecuado uso de este Manual, coadyuvado por el criterio de funcionario fiscalizador, permite lograr el objetivo fundamental del control fiscal.
 
País: Costa Rica
Legislación:Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno relativas a los Sistemas de Información Computadorizados
Fecha: 1995-11
FORMACIÓN COMPUTADORIZADOS
CIRCULAR
A TODAS LAS ENTIDADES Y ORGANOS SUJETOS A LA FISCALIZACION DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA
La Contraloría General de la República en uso de las facultades que le confieren los artículos 12, 24 y 60 de su Ley Orgánica, resuelve emitir el Manual sobre normas técnicas de control interno relativas a los sistemas; de información computadorizados - Primera Parte, para su aplicación en las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.
Rige a partir de su publicación en La Gaceta.
Lic. Samuel Hidalgo Solano
CONTRALOR GENERAL DE AL REPUBLICA
Presentación
Los grandes avances en la tecnología informática que se han dado principalmente en 1as dos últimas décadas, han venido a afectar el funcionamiento de las entidades y órganos públicos y de manera directa y positiva a sus sistemas de información, los cuales han venido evolucionando de un estado manual de procedimiento de datos y manejo de información, a una posición en que con el apoyo del computador, realizan tales labores en grandes volúmenes y a velocidades incomparables.
El desarrollo de los sistemas de información computadorizados (SIC) involucra necesariamente una alta inversión de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, que se debe hacer en forma ordenada para un mejor aprovechamiento de los fondos públicos.
Con especial complacencia1 la Contraloría General de la República como rectora del Ordenamiento de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública y con el propósito de contribuir en la administración eficiente y eficaz del patrimonio público, emite la primera parte del Manual sobre normas técnicas de control interno relativas a los sistemas de información computadorizados.
Si bien esta normativa es de acatamiento obligatorio por parte de las entidades y órganos que conforman la Hacienda Publica, tiene como fin fundamental ser una guía para la Administración en su responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar sus sistemas de control interno, tal y como está establecida en el articulo 60º de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Con el propósito de que la presente normativa técnica se mantenga acorde con los tiempos y con el desarrollo tecnológico relativo a los SIC, la Contraloría General de la República mantendrá un programa de revisión y actualización periódica. Con ese objetivo agradecemos de antemano 1as sugerencias y comentarios que los auditores internos, administradores en general especialistas en informa tica y cua1esquiera otros interesados en la materia, hacen llegar a la Dirección General de Planificación Interna y Evaluación de Sistemas. Las colaboraciones de la Administración activa podrán informarse por medio de sus unidades de Auditoria Interna.

País: Ecuador
Legislación: Normas Técnicas de Control Interno y los Principios, Políticas y Normas Técnicas de Contabilidad
Fecha: 1998
Normas técnicas de control interno
El control interno constituye un instrumento de gestión para todas las áreas y campos de acción institucional.
Está conformado por los siguientes elementos:
1. Ambiente de control
2. Sistemas de registro e información
3. Procedimientos de control
El ambiente de control incide sobre la gestión institucional, a través de la actitud de la gerencia y de los niveles directivo y ejecutivo, la estructura organizacional, los métodos para supervisar el desempeño, incluida la auditoría interna las políticas y prácticas de personal y las influencias externas, entre las que cuentan las acciones de los organismos de control.
Los sistemas de registro e información aseguran la continuidad de la organización, evitan los empleados indispensables, proveen los datos para las decisiones gerenciales, contienen la evidencia del cumplimiento de las operaciones y posibilitan las evaluaciones posteriores.
Los procedimientos de control proporcionan seguridad razonable de que se logren los objetivos dentro de condiciones de honestidad, competencia profesional, eficiencia, economía y protección al medio ambiente. Comprenden principalmente las autorizaciones de las transacciones, la segregación de funciones incompatibles, el diseño y uso de formularios apropiados, las seguridades para acceso y uso de recursos, registros e información, revisiones independientes del desempeño, de los datos registrados y de los recursos asignados para cumplir la gestión, los controles programados en computación, chequeos y conciliaciones y la revisión de 1os informes así como la toma de acciones correctivas que se desprendan de ellos.

País: El Salvador
Legislación: Decreto de la Corte de Cuentas de la República que aprueba la Normas Técnicas de Control Interno
Fecha: 1993
 
NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO.
CAPITULO I
CONTENIDO DE LAS NORMAS
Art. 1. Las normas técnicas contenidas en el presente decreto tienen por objeto establecer el marco normativo básico a las entidades del sector público y sus funcionarios y empleados para controlar los programas, la organización y la administración de las operaciones a su cargo.

110-00 NORMAS BASICAS

NTCI No.110-01 NATURAIEZA, AMBITO Y PROPOSITO DE LAS NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO
Las normas técnicas de control interno constituyen directrices básicas para el funcionamiento de una actividad, unidad administrativa, proyecto, programa o institución del sector público.
Regulan, guían y limitan las acciones a desarrollar, prescriben una línea de conducta general y aseguran uniformidad de procedimientos para actividades similares llevadas a cabo por diferentes funcionarios, empleados, unidades administrativas o entidades del sector público.
El conjunto de normas del control interno constituyen las regulaciones establecidas por la Corte de Cuentas de la República, aplicables a todas las entidades y organismos del sector público en la República de El Salvador.
Para los efectos del control entendemos como norma cualquier disposición tendiente a regular la conducta y las acciones humanas. Es el modelo, la pauta o referencia que sirve como base, con la que se han de confrontar hechos y realidades. La norma es establecida por la Ley, por la costumbre o el conocimiento especializado de una ciencia o arte. Son normas jurídicas la ley y los reglamentos.

País: Guatemala
Legislación: Ley Orgánica del Tribunal y Contraloría de Cuentas
Decreto 1126
Fecha: 1959-11-11
LEY ORGA
ARTICULO 1º.- La función fiscalizadora de la hacienda pública y de la ejecución del Presupuesto General de ingresos y Egresos de la Nación corresponde con exclusividad a la Contraloría de Cuentas.

ARTICULO 2º.- La Contraloría de Cuentas es una Institución técnica con absoluta Independencia de funciones. Su función fiscalizadora se extiende a todas las personas que tengan a su cargo la custodia y manejo de los públicos u otros bienes del Estado, del Municipio, de la Universidad, de las instituciones estatales autónomas; semiautónomas o descentralizadas así como sobre las demás entidades o personas que reciban fondos del Estado y las que hagan colectas públicas. Quedan igualmente sometidos a la fiscalización de la Contraloría de Cuentas los liquidadores, fiscalizadores e interventores cuando se trate de los bienes y fondos a que se refiere este Artículo. No tendrá competencia Para fiscalizar, controlar y vigilar a los bancos privados 1 empresas de seguros, empresas afianzadoras, sociedades, cooperativas y demás entidades privadas cuya fiscalización, control y vigilancia estén atribuidos según sus leyes especificas, a otras dependencias gubernamentales.

País: Panamá
 
Legislación: Normas del Control Interno Gubernamental Decreto No 106
Fecha: 1998-05-05
Normas del Control Interno Gubernamental
 
La Contraloría General de la República acordó emitir de las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá, considerando sus componentes como factores esenciales para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y proporcionar criterios unificados para el control y evaluación de la gestión pública.
Las fuentes de información utilizadas para su elaboración incluyen en primer lugar a la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), la que emitió la última actualización del cuerpo básico de Normas de Control Interno para el Sector Público en el año 1992, las Declaraciones de Auditoría (SAS 78), así como las normas emitidas por otros países de la Región.
Además, se consideraron las sugerencias emitidas por las instituciones del Sector Público y firmas privadas de auditoría. Las presentes Normas constituyen las bases para que cada Institución prepare normas específicas de acuerdo con su naturaleza.
El logro de este documento se debe al apoyo técnico proporcionado por el Proyecto de Reforma a la Administración Financiera "RAF" USAID/Panamá y por la comisión designada por la Dirección de Auditoría General.
300. NORMAS DE INTERNO GUBERNAMENTAL
Comprenden los requerimientos básicos para una estructura de control interno, de obligatorio cumplimiento en el sector público gubernamental, para el desarrollo, evaluación y monitoreo de los controles internos. Estas normas son aplicables a cualquier tipo de gestión operación o función administrativa y no deben limitarse a las operaciones exclusivamente financieras. Así mismo sirven para todos los sistemas de información, ya sean automatizados o manuales.

País: República Dominicana
Legislación: Ley sobre Cámara de Cuentas de la República
Fecha: 1998
LEY SOBRE LA CAMARA DE CUENTAS DE LA REPUBLICA

CAPITULO I
Funciones Generales de la Cámara de Cuentas
Artículo 1.- Además de las atribuciones que corresponden a la Cámara de Cuentas por virtud de la Constitución, dicho organismo, en materia tributaria tendrá las funciones consultivas fiscalizadoras y jurisdiccionales que se determinan en la presente ley.

País: Venezuela

Legislación: Normas Generales del Control Interno Aprobadas por la Contraloría General de la República
Fecha: 1997
LSPOSICIONES GENERALES
Articulo 1º.- Las disposiciones contenidas en las presentes normas señalan los estándares mínimos que deben ser observados por los organismos y entidades señalados en el articulo 2º., en el establecimiento, implantación, funcionamiento y evaluación de sus sistemas y mecanismos de control Entorno.
Articulo 2º.- El Contralor General de la República, los titulares de los órganos de control externo de los Estados y Municipios y la máxima autoridad jerárquica de cada uno de los organismos y entidades a que se refieren los numerales 1 al 6 del articulo 5º de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, son responsables por la aplicación de las presentes normas en sus respectivas estructuras de control interno.

DECLARACIÓN DE LIMA SOBRE LAS LÍNEAS BÁSICAS DE LA FISCALIZACIÓN

Cuando hace más de dos decenios, en octubre de 1997, los delegados al IX INCOSAI de Lima (Perú) aprobaron por aclamación la Declaración de Lima de Criterios sobre las Normas de Auditoría, surgieron grandes esperanzas de que llegarían a aplicarse en todo el mundo, pero no se tenía ninguna certidumbre a ese respecto.
Las experiencias que se han llevado a cabo desde entonces en relación con la Declaración de Lima han superado incluso las expectativas más elevadas, y han puesto de manifiesto que su influjo decisivo sobre el desarrollo de la auditoría pública en todos los países. La Declaración de Lima es importante para todas las Entidades Fiscalizadoras Superiores de la INTOSAI, sea cual fuere la región a la que pertenezcan, el desarrollo que hayan tenido, el modo en que se integren dentro del sistema de la Administración pública, o la forma en que estén organizadas.
El éxito de la Declaración se debe sobre todo al hecho de que, por una parte, abarca una amplia lista de todos los objetivos y temas relacionados con la auditoría de la Administración pública, y que, al mismo tiempo, son notablemente significativos y concisos, lo cual facilita su utilización, mientras que la claridad de su lenguaje garantiza que la atención se centre en los elementos principales.
El propósito esencial de la Declaración de Lima consiste en defender la independencia en la auditoría de la Administración pública. Una Entidad Fiscalizadora Superior que no pueda cumplir esta exigencia no se ajusta a las normas. Por consiguiente, no llama la atención que el tema de la independencia de las Entidades Fiscalizadoras Superiores continúe siendo una cuestión que se debate de forma reiterada en el ámbito de la INTOSAI. Sin embargo, es preciso señalar que la Declaración no se aplica por el mero hecho de que se logre la independencia, sino que también se requiere que esta independencia esté sancionada por la legislación. Esto, no obstante, exige que las instituciones funcionen correctamente para que haya una seguridad jurídica, lo cual sólo podrá darse en una democracia que se rija por el imperio de la ley.
En consecuencia, el imperio de la ley y la democracia constituyen las premisas esenciales para una auditoría realmente independiente de la Administración pública, y al mismo tiempo, son los pilares en los que se basa la Declaración de Lima. Los conceptos que aparecen en la Declaración son valores esenciales e intemporales que continúan siendo del todo pertinentes a lo largo de los años, desde que fueron aprobados por primera vez. El hecho de que se haya decidido publicarlos de nuevo, más de veinte años después, constituye una prueba de la calidad y de la amplitud de espíritu de sus autores.
Hacemos llegar nuestro agradecimiento a la Revista Internacional de Auditoría Gubernamental por la publicación de esta nueva edición de la Declaración de Lima, debido a la importancia de este documento básico, que puede considerarse con toda justicia como la Carta Magna de la auditoría de la Administración pública. Por lo tanto, queda garantizado que la Declaración de Lima continuará divulgándose en el futuro. Nuestra tarea sigue siendo la puesta en práctica de sus elevados ideales.
Viena, finales de 1998
Dr. Franz Fiedler
Secretario General del INTOSAI

Declaración de Lima sobre las Líneas Básicas de la Fiscalización

El IX Congreso de INTOSAI reunido en Lima:
- Considerando que la utilización regular y racional de los fondos públicos constituye una de las condiciones esenciales para garantizar el buen manejo de las finanzas públicas y la eficacia de las decisiones adoptadas por la autoridad competente;
- que, para lograr este objetivo, es indispensable que cada Estado cuente con una Entidad Fiscalizadora Superior eficaz, cuya independencia esté garantizada por la ley;
- que la existencia de dicha Entidad es aún más necesaria por el hecho de que el Estado ha extendido sus actividades a los sectores socioeconómicos, saliéndose del estricto marco financiero tradicional;
- que los objetivos específicos de la fiscalización, a saber, la apropiada y eficaz utilización de los fondos públicos, la búsqueda de una gestión rigurosa, la regularidad en la acción administrativa y la información, tanto a los poderes públicos como al país, mediante la publicación de informes objetivos, son necesarios para la estabilidad y el desarrollo de los Estados, en el sentido de los postulados de las Naciones Unidas;
- que durante los anteriores congresos internacionales de la INTOSAI las Asambleas Plenarias adoptaron resoluciones cuya difusión ha sido aprobada por todos los países miembros;
Acuerda:
Publicar y difundir el documento titulado "Declaración de Lima sobre las Líneas Básicas de la Fiscalización".
I. Generalidades
Art. 1 Finalidad del control
La institución del control es inmanente a la economía financiera pública. El control no representa una finalidad en sí mismo, sino una parte imprescindible de un mecanismo regulador que debe señalar, oportunamente, las desviaciones normativas y las infracciones de los principios de legalidad, rentabilidad, utilidad y racionalidad de las operaciones financieras, de tal modo que puedan adoptarse las medidas correctivas convenientes en cada caso, determinarse la responsabilidad del órgano culpable, exigirse la indemnización correspondiente o adoptarse las determinaciones que impidan o, por lo menos, dificulten, la repetición de tales infracciones en el futuro.
Art. 2 Control previo y control posterior
1. Si el control se lleva a cabo antes de la realización de las operaciones financieras o administrativas, se trata de un control previo; de lo contrario, de un control posterior.
2. Un control previo eficaz resulta imprescindible para una sana economía financiera pública. Puede ser ejercido por una Entidad Fiscalizadora Superior, pero también por otras instituciones de control.
3. El control previo ejercido por una Entidad Fiscalizadora Superior, implica la ventaja de poder impedir un perjuicio antes de producirse éste, pero la desventaja de comportar un trabajo excesivo y de que la responsabilidad basada en el derecho público no esté claramente definida. El control posterior ejercido por una Entidad Fiscalizadora Superior, reclama la responsabilidad del órgano culpable, puede llevar a la indemnización del perjuicio producido y es apropiado para impedir, en el futuro, la repetición de infracciones.
4. La situación legal, las circunstancias y necesidades de cada país determinan si una Entidad Fiscalizadora Superior ejerce un control previo. El control posterior es una función inalienable de cada Entidad Fiscalizadora Superior, independientemente de un control previo ejercido.
Art. 3 Control interno y externo
1. Los órganos de control interno pueden establecerse en el seno de los diferentes departamentos e instituciones; los órganos de control externo no pertenecen a la organización de la institución que debe ser controlada. Las Entidades Fiscalizadoras Superiores son órganos del control externo.

2. Los órganos de control interno dependen necesariamente del director del departamento en cuya organización se crearon. No obstante, deben gozar de independencia funcional y organizativa en cuanto sea posible a tenor de la estructura constitucional correspondiente.

3. Incumbe a la Entidad Fiscalizadora Superior, como órgano de control externo, controlar la eficacia de los órganos de control interno. Asegurada la eficacia del órgano de control interno, ha de aspirarse a la delimitación de las respectivas funciones, a la delegación de las funciones oportunas y a la cooperación entre la Entidad Fiscalizadora Superior y el órgano de control interno, independientemente del derecho de la Entidad Fiscalizador Superior a un control total.
Art. 4 Control formal y control de las realizaciones
1. La tarea tradicional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores es el control de la legalidad y regularidad de las operaciones.

2. A este tipo de control, que sigue manteniendo su importancia y transcendencia, se una un control orientado hacia la rentabilidad, utilidad, economicidad y eficiencia de las operaciones estatales, que no sólo abarca a cada operación sino a la actividad total de la administración, incluyendo su organización y los sistemas administrativos.

3. Los objetivos de control a que tienen que aspirar las Entidades Fiscalizadoras Superiores, legalidad, regularidad, rentabilidad, utilidad y racionalidad de las Operaciones, tienen básicamente la misma importancia; no obstante, la Entidad Fiscalizadora Superior tiene la facultad de determinar, en cada caso concreto, a cual de estos aspectos debe darse prioridad.
 
II. Independencia
Art. 5 Independencia de las Entidades Fiscalizadoras Superiores
1. Las Entidades Fiscalizadoras Superiores sólo pueden cumplir eficazmente sus funciones si son independientes de la institución controlada y se hallan protegidas contra influencias exteriores.

2. Aunque una independencia absoluta respecto de los demás órganos estatales es imposible, por estar ella misma inserta en la totalidad estatal, las Entidades Fiscalizadoras Superiores deben gozar de la independencia funcional y organizativa necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

3. Las Entidades Fiscalizadoras Superiores y el grado de su independencia deben regularse en la Constitución; los aspectos concretos podrán ser regulados por medio de Leyes.
Especialmente deben gozar de una protección legal suficiente, garantizada por un Tribunal Supremo, contra cualquier injerencia en su independencia y sus competencias de control.
Art. 6 Independencia de los miembros y funcionarios de las Entidades Fiscalizadoras Superiores
1. La independencia de las Entidades Fiscalizadoras Superiores está inseparablemente unida a la independencia de sus miembros. Por miembros hay que entender aquellas personas a quienes corresponde tomar las decisiones propias de las Entidades Fiscalizadoras Superiores y representarais, bajo su responsabilidad, en el exterior, es decir, los miembros de un colegio facultado para tomar decisiones o el Director de una Entidad Fiscalizadora Superior organizada monocráticamente.

2. La Constitución tiene que garantizar también la independencia de los miembros. En especial no debe verse afectada su independencia por los sistemas establecidos para su sustitución y que tienen que determinarse también en la Constitución.

3. Los funcionarios de control de las Entidades Fiscalizadoras Superiores deben ser absolutamente independientes, en su carrera profesional, de los organismos controlados y sus influencias.
Art. 7 Independencia financiera de las Entidades Fiscalizadoras Superiores
1. Hay que poner a disposición de las Entidades Fiscalizadoras Superiores los medios financieros necesarios para el cumplimiento de las funciones que les incumben.

2. Las Entidades Fiscalizadoras Superiores tienen que poseer la facultad, llegado el caso, de solicitar directamente del organismo encargado del presupuesto estatal los medios financieros que estimen necesarios.

3. Los medios financieros puestos a disposición de las Entidades Fiscalizadoras Superiores en una sección especial del presupuesto tienen que ser administrados por ellas bajo su propia responsabilidad.
III. Relación con Parlamento, Gobierno y Administración
Art. 8 Relación con el Parlamento
La independencia otorgada a las Entidades Fiscalizadoras Superiores por la Constitución y la Ley, les garantiza un máximo de iniciativa y responsabilidad, aun cuando actúen como órganos del Parlamento y ejerzan el control por encargo de éste. La Constitución debe regular las relaciones entre la Entidad Fiscalizadora Superior y el Parlamento, de acuerdo con las circunstancias y necesidades de cada país.
Art. 9 Relación con el Gobierno y la Administración
La actividad del Gobierno, de las Autoridades Administrativas subordinadas y las demás instituciones dependientes, es objeto de control por parte de la Entidad Fiscalizadoras Superior. De ello no se deduce ninguna subordinación del Gobierno a la Entidad Fiscalizadora Superior. En particular, el Gobierno asume la plena y exclusiva responsabilidad de las operaciones realizadas por él y de sus omisiones y no puede remitirse a operaciones de control y dictámenes de la Entidad Fiscalizador Superior para su descargo - siempre que no se hayan dictado en forma de resoluciones judiciales ejecutables y firmes.
IV. Facultades de las Entidades Fiscalizadoras Superiores
Art. 10 Facultad de investigación
1. Las Entidades Fiscalizadoras Superiores deben tener acceso a todos los documentos relacionados con las operaciones y el derecho a pedir de los órganos del departamento controlado todos los informes, de forma oral o escrita, que les parezcan necesarios.

2. La Entidad Fiscalizadora Superior tiene que decidir, en cada caso, si es conveniente realizar el control en la sede de la institución controlada o en la sede de la Entidad Fiscalizadora Superior.

3. Los plazos para la presentación de informes y documentos, incluidos los balances, han de determinarse por Ley o, según los casos, por la propia Entidad Fiscalizadora Superior.
Art. 11 Ejecución de las verificaciones de control de las Entidades Fiscalizadoras Superiores
1. Los órganos controlados tienen que responder a las verificaciones de control de la Entidad Fiscalizadora Superior, dentro de los plazos determinados generalmente por Ley o, en casos especiales, por la Entidad Fiscalizadora Superior, y dar a conocer las medidas adoptadas en base a dichas verificaciones de control.

2. Siempre que las verificaciones de control de la Entidad Fiscalizadora Superior no se dicten en forma de una resolución judicial firme y ejecutable, la Entidad Fiscalizadora Superior tiene que tener la facultad de dirigirse a la autoridad competente para que adopte las medidas necesarias y exija las correspondientes responsabilidades.
Art. 12 Actividad pericial y otras formas de cooperación
1. Las Entidades Fiscalizadoras Superiores pueden, en asuntos importantes, poner a disposición del Parlamento y de la Administración sus conocimientos técnicos en forma de dictámenes, incluso su opinión sobre proyectos de ley y otras disposiciones sobre cuestiones financieras. La Administración asume toda la responsabilidad respecto a la aceptación o rechazo del dictamen.

2. Prescripciones para un procedimiento de compensación conveniente y lo más uniforme posible, empero, sólo deben dictarse de acuerdo con la Entidad Fiscalizadora Superior.
V. Métodos de control, personal de control, intercambio internacional de experiencias
Art. 13 Métodos de control y procedimientos
1. Las Entidades Fiscalizadoras Superiores deben realizar su actividad de control de acuerdo con un programa previo trazado por ellas mismas. El derecho de ciertos órganos estatales de exigir, en casos especiales, la realización de determinadas verificaciones, no se verá afectado por aquella norma.

2. Dado que el control en muy pocos casos puede ser realizado exhaustivamente, las Entidades Fiscalizadoras Superiores tendrán que limitarse, en general, al procedimiento de muestreo. Este, sin embargo, debe realizarse en base a un programa dado y en tal número que resulte posible formarse un juicio sobre la calidad y la regularidad de las operaciones.

3. Los métodos de control deben adaptarse continuamente a los progresos de las ciencias y técnicas relacionadas con las operaciones.

4. Es conveniente la elaboración de manuales de control como medio de trabajo para los funcionarios de control.
Art. 14 Personal de control
1. Los miembros y los funcionarios de control de la Entidad Fiscalizadora Superior tienen que tener la calificación e integridad moral necesarias para el perfecto cumplimiento de su tarea.

2. En el momento de la selección del personal de una Entidad Fiscalizadora Superior, tienen especial importancia una formación y una capacidad superiores al promedio, así como una experiencia profesional adecuada.

3. Especial atención requiere el perfeccionamiento teórico y práctico de todos los miembros y funcionarios de control de la Entidad Fiscalizadora Superior a nivel interno, universitario e internacional, fomentándolo por todos los medios posibles, tanto económicos como de organización. El perfeccionamiento tiene que exceder de los conocimientos de contabilidad y de los tradicionales jurídico-económicos y abarcar también empresariales, inclusive la elaboración electrónica de datos.

4. Para garantizar una alta cualificación del personal controlador, debe aspirarse a una remuneración concorde con las especiales exigencias profesionales.

5. Si, en determinadas circunstancias, por la necesidad de conocimientos técnicos específicos, no fuese suficiente el propio personal de control, convendría consultar peritos ajenos a la Entidad Fiscalizadora Superior.
Art. 15 Intercambio internacional de experiencias
1. El cumplimiento de las funciones de las Entidades Fiscalizadoras Superiores se favorece eficazmente mediante el intercambio internacional de ideas y experiencias dentro de la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores.

2. A este objetivo han servido hasta ahora los Congresos, los seminarios de formación que se han organizado en colaboración con las Naciones Unidas y otras instituciones, los grupos de trabajos regionales y la edición de publicaciones técnicas.

3. Sería deseable ampliar y profundizar estos esfuerzos y actividades. Tarea primordial es la elaboración de una terminología uniforme del control financiero público sobre la base del derecho comparado.
VI. Rendición de informes
Art. 16 Rendición de informes al Parlamento y al público
1. La Entidad Fiscalizadora Superior debe tener, según la Constitución, el derecho y la obligación de rendir informe anualmente al Parlamento o al órgano estatal correspondiente, sobre los resultados de su actividad, y publicarlo. Así se garantizan una información y discusión amplias, a la vez que se incrementa la posibilidad de ejecutar las verificaciones realizadas por la Entidad Fiscalizadora Superior.

2. La Entidad Fiscalizadora Superior debe tener la posibilidad de rendir informe sobre hechos de especial importancia y transcendencia entre dos informes anuales.

3. El informe anual tiene que abarcar principalmente la actividad total de la Entidad Fiscalizadora Superior; no obstante, en el supuesto de que existan intereses especialmente dignos de ser protegidos o que estén protegidos por Ley, la Entidad Fiscalizadora Superior debe considerarlos cuidadosamente, así como la conveniencia de su publicación.
Art. 17 Redacción de los informes
1. Los hechos enumerados en los informes tienen que representarse de forma objetiva y clara, limitándose a lo esencial. Deberán redactarse de manera precisa y comprensible.

2. La opinión de los departamentos e instituciones controlados respecto a las verificaciones de control de la Entidad Fiscalizadora Superior debe reflejarse de forma adecuada.
VII. Competencias de control de las Entidades Fiscalizadoras Superiores
Art. 18 Base constitucional de las competencias de control; control de las operaciones estatales
1. Las competencias de control de las Entidades Fiscalizadoras Superiores tienen que ser especificadas en la Constitución, al menos en sus rasgos fundamentales, los detalles pueden regularse por Ley.

2. La formulación concreta de las competencias de control de las Entidades Fiscalizadoras Superiores depende de las circunstancias y necesidades de cada país.

3. Toda la actividad estatal estará sometida al control de la Entidad Fiscalizadora Superior, independientemente de que se refleje, o no, en el presupuesto general del Estado. Una exclusión del presupuesto no debe convertirse en una exclusión del control.

4. Las Entidades Fiscalizadoras Superiores deben orientar su control hacia una clasificación presupuestaria adecuada y una sistema de cálculo lo más simple y claro posible.
Art. 19 Control de las autoridades e instituciones en el extranjero
Las autoridades estatales y las instituciones establecidas en el extranjero deben ser controladas generalmente por la Entidad Fiscalizadora Superior. Al realizar el control en la sede de dichas instituciones, deben tenerse presentes los límites fijados por el Derecho Internacional; sin embargo, en casos justificados, tales límites deben ser reducidos de acuerdo con la evolución dinámica del Derecho Internacional.
Art. 20 Control de los ingresos fiscales
1. Las Entidades Fiscalizadoras Superiores deben ejercer un control, lo más amplio posible, de la recaudación de los ingresos fiscales, incluyendo las declaraciones individuales de los contribuyentes.
2. El control de los ingresos fiscales es, en primer lugar, un control de legalidad y regularidad; sin embargo, las Entidades Fiscalizadoras Superiores tienen que controlar también la rentabilidad de la recaudación de impuestos y el cumplimiento de los presupuestos de ingresos así como, en caso necesario, proponer al organismo legislativo medidas de reforma.
Art. 21 Contratos públicos y obras públicas
1. Los recursos considerables que el Estado emplea para contratos públicos y obras públicas justifican un control especialmente escrupuloso de los recursos empleados.

2. La subasta pública es el procedimiento más recomendable para obtener la oferta más favorable en precio y calidad. De no convocarse una pública subasta, la Entidad Fiscalizadora Superior debe investigar las razones de ello.

3. En el control de las obras públicas, la Entidad Fiscalizadora Superior debe procurar que existan normas apropiadas que regulen la actividad de la administración de dichas obras.

4. El control de las obras públicas no sólo abarca la regularidad de los pagos, sino también la rentabilidad de la obra y la calidad de su ejecución.
Art. 22 Control de las instalaciones de elaboración electrónica de datos
También los recursos considerables empleados para instalaciones de elaboración electrónica de datos justifican un control adecuado. Hay que realizar un control sistemático del uso rentable de las instalaciones del proceso de datos, de la contratación del personal técnico cualificado que debe proceder, a ser posible, de la administración del organismo controlado, de la evitación de abusos y de la utilización de los resultados.
Art. 23 Empresas económicas con participación del Estado
1. La expansión de la actividad económica del Estado se realiza con frecuencia a través de empresas establecidas a tenor del Derecho Privado. Estas empresas deberán estar sometidas al control de la Entidad Fiscalizadora Superior, siempre que el Estado disponga de una participación sustancial - que se da en el supuesto de participación mayoritaria - o ejerza una influencia decisiva.

2. Es conveniente que este control se ejerza a posteriori y que abarque también la rentabilidad, utilidad y racionalidad.

3. En el informe al Parlamento y a la opinión pública sobre estas empresas deben tenerse en cuenta las limitaciones debidas a la necesaria protección del secreto comercial e industrial.
Art. 24 Control de instituciones subvencionadas
1. Las Entidades Fiscalizadoras Superiores deben disponer de una autorización lo más amplia posible, para controlar el empleo de las subvenciones realizados con fondos públicos.

2. Si la finalidad del control lo exige, éste debe extenderse a la totalidad de las operaciones de la institución subvencionada, especialmente, si la subvención en sí o en proporción a los ingresos o a la situación financiera de la institución beneficiaria, es considerablemente elevada.

3. El empleo abusivo de los fondos de subvención debe comportar la obligación de reintegro.
Art. 25 Control de Organismos Internacionales y Supranacionales
1. Los organismos internacionales y supranacionales cuyos gastos son sufragados con las cuotas de los países miembros, precisan, como cada Estado, de un control externo e independiente.

2. Si bien el control debe adaptarse a la estructura y las funciones del correspondiente organismo, sin embargo, tendrá que establecerse en base a principios semejantes a los que rigen el control superior de los países miembros.

3. Es necesario, para garantizar un control independiente, que los miembros de la institución, de control externo se elijan, primordialmente, entre los de la Entidad Fiscalizadora Superior.